Barcamp Methode: So organisieren sich Konferenzen selbst

Barcamp Methode: So organisieren sich Konferenzen selbst

Eines vorweg: Weder Drinks noch ein Zelt sind notwendig für ein Barcamp. Hier gilt vielmehr die Devise, wie es Nirvana bereits 1992 schmetterte: „Come as you are“. Diese Methode – auch Unkonferenz oder Ad-hoc-Konferenz genannt – ist ein fachliches Zusammentreffen ohne Agenda. Festgelegt werden der Ablauf und die Themen durch alle Teilnehmer gemeinsam zu Beginn des Veranstaltungstages. Der große Vorteil: Jeder kann Fragen stellen, sein Wissen einbringen und bedürfnisorientiert an konkreten Problemstellungen und Lösungen arbeiten. Was genau die Definition eines Barcamps ist und wie Sie als Eventmanager so etwas organisieren, erfahren Sie auch in unserem Video am Ende des Artikels.

Barcamp: Definition einer Unkonferenz

Das Barcamp ist das offenste Veranstaltungsformat, das wir Ihnen bisher vorgestellt haben. Nach Fish-Bowl-Methode und World Café betrachten wir nun ein frisches Format speziell für Konferenzen.

Definition „Barcamp“

Ein Barcamp ist eine Konferenz, bei der vorab kein fester Ablauf festgelegt und Redner eingeladen werden. Jeder Teilnehmer kann über die Themen und Sessions zu Beginn abstimmen und selbst zum Dozenten oder Moderator werden. Ein Barcamp eignet sich besonders für praktische Fragen und konkrete Problemstellungen.

Eine Ad-hoc-Konferenz kann, muss aber nicht spontan einberufen werden. Die Anzahl der Teilnehmer – oder hier auch „Teilgeber“ – ist abhängig von verschiedenen Faktoren wie der Komplexität und Attraktivität des Oberthemas und den vorhandenen Räumlichkeiten. Weniger als 12 Teilnehmer sollten es jedoch nicht sein, selbst 700 sind nicht unbedingt ein Problem. Barcamps fördern den offenen Austausch. Diese Methode ist aber nur dann erfolgreich, wenn die Teilnehmer sich nicht nur „berieseln“ lassen. Jeder muss motiviert sein, sich einzubringen, um die Sessions erfolgreich zu gestalten. Das erfordert nicht zwingend einen großen Wissensschatz oder lange Erfahrungen, aber zumindest gute Ideen und die Bereitschaft, mitzudenken und sein Wissen zu teilen. Mit diesem Format können Teilnehmer miteinander und voneinander lernen.

Barcamp: So organisieren Sie eine Ad-hoc-Konferenz

Die Durchführung eines Barcamps ist zumeist kostengünstiger als eine „normale“ Konferenz, da es wenig Vorbereitung erfordert. Honorarkosten für Referenten und Dozenten entfallen, genauso wie deren Übernachtungs- oder Reisekosten. Natürlich kann es dennoch sinnvoll sein, Experten für bestimmte Themenbereiche direkt anzusprechen und einzuladen.

Beitragsgrafik Barcamp

Bei einer Unkonferenz sollten Sie einplanen, dass möglichst mehrere Räume unterschiedlicher Größe zur Verfügung stehen. So haben Sie die Möglichkeit, gemeinsam mit den Teilnehmern auch parallele Sessions zu planen und auf unterschiedlich großes Interesse eingehen zu können. Die Einrichtung der Räume ist abhängig von der Art der Session, die darin stattfinden soll: Ein Workshop oder eine Fragerunde können im Stuhlkreis stattfinden, ein Vortrag braucht eine eher frontale Ausrichtung. Alle Räume sollten zudem mit Präsentationstechnik ausgestattet sein, das Minimum wären ein Whiteboard und ein Beamer. Zudem sollten Sie einen großen Raum bereithalten, in den alle Teilnehmer passen. Hier werden zu Beginn die Themen festgelegt und dieser bildet auch eine Art „Basislager“, zu dem alle Teilnehmer jederzeit zurückkehren können.

Achten Sie zudem darauf, dass die spontan vereinbarten Sessions immer und überall für Ihre Teilnehmer sichtbar sind. Das kann beispielsweise auf Monitoren erfolgen, die in den Räumen oder im Foyer stehen, handschriftlich auf Whiteboards oder mobil in einer entsprechenden App. Viel mehr können Sie im Vorfeld, neben Catering und Raumbuchung, kaum planen.

Barcamp: Regeln und Tipps für eine gelungene Unkonferenz

Ein Barcamp hat an sich nur eine Regel: Wer nichts mehr einbringen kann oder woanders etwas einbringen möchte, verlässt die Session und geht zum nächsten Thema. Eine Ad-hoc-Konferenz geht prinzipiell nur so lange, bis alle Themen und Fragestellungen für die Teilnehmer zufriedenstellend behandelt sind.

Um eine Unkonferenz zum Erfolg zu machen, braucht es deshalb nicht viele Regeln. Aus unserer Erfahrung heraus haben wir hier aber noch ein paar Tipps:

  • Behalten Sie Ihre Teilnehmer im Blick und helfen Sie denen, für die so viel Eigenverantwortung zunächst ungewohnt ist.
  • Laden Sie gezielt erfahrene „Barcamper“ und Experten ein, um die Dynamik und den Ablauf der Veranstaltung positiv zu lenken.
  • Motivieren Sie alle Teilnehmer dazu, ihr eigenes Thema einzubringen: Diese Methode kann nicht funktionieren, wenn man sich nur „berieseln“ lässt.
  • Planen Sie regelmäßig Pausen ein, damit die Kreativität und Schaffensfreude Ihrer Teilnehmer nicht abnimmt. Ihre Teilnehmer sollen auch Zeit zur Entspannung haben.

Die wichtigsten Informationen und alle Vor- und Nachteile eines Barcamps erfahren Sie auch in unserem Video:

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Fazit: Mit der Barcamp-Methode auf kurzem Wege zum angeregten Austausch

Mit einem Barcamp arbeiten Sie effektiv und selbstbestimmt an konkreten Problemstellungen und lassen Ihren „Teilgebern“ dennoch freie Hand. Bei dem hierarchiefreien Format steht der Wissensaustausch vor der Wissensvermittlung. Mit einer Unkonferenz ermöglichen Sie mit verhältnismäßig wenig Vorbereitungsaufwand neue Kontakte und fördern Kreativität und Eigenverantwortung. Sie sind sich dennoch nicht ganz sicher, ob ein Barcamp die richtige Methode für Sie ist? Nutzen Sie unsere Checkliste, um das passende Format zu finden!

Haben Ihnen unsere Videos zu den „Frischen Veranstaltungsformaten“ und die Blogbeiträge gefallen? Lassen Sie es uns wissen! Denn nur dank Ihres Feedbacks können wir uns weiter verbessern und neue Wege gehen.

Von |2020-01-27T12:24:19+01:0016. Januar 2020|Allgemein, Event|0 Kommentare

Über den Autor:

Ralf Schulze
Ralf Schulze ist Geschäftsführer der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH.
E-Mail: r.schulze@c3-chemnitz.de  | Telefon:  +49 (0)371 4508-601

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