Digitales Einladungsmanagement: So generieren Sie erfolgreich Teilnehmende!

Digitales Einladungsmanagement: So generieren Sie erfolgreich Teilnehmende!

Wie erfolgreich Ihr Event wird, hängt maßgeblich von den Teilnehmenden ab. Damit Sie genau Ihre Zielgruppe erreichen und erfolgreich generieren, sollten Sie bereits bei den Einladungen überzeugen. Eine einfache Karte in einem Briefumschlag, ein Anruf zur falschen Zeit oder eine unspezifische E-Mail mit dem Betreff „Einladung“ wecken leider kaum Interesse. Doch ein durchdachtes, innovatives Einladungsmanagement ist essentiell für ein gelungenes Event. Und gerade jetzt, da hybride und digitale Events immer mehr an Beliebtheit gewinnen, sollten Sie sich intensiver mit digitalem Einladungsmanagement auseinandersetzen. Was das genau ist und welche Tipps und Kniffe Sie beachten sollten, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Definition Einladungsmanagement und was es dabei zu beachten gilt

Der Begriff Einladungsmanagement umfasst mehr als es zunächst vielleicht den Anschein macht. Denn es geht beim Einladungsmanagement nicht nur um die kreative und individuelle Gestaltung von Mailings. Es beginnt bei der Definition Ihrer spezifischen Zielgruppen. Wen wollen Sie warum, wohin einladen? Daher sollten Sie im Vorfeld jeder Einladung die Personae für Ihr Event festlegen und daraufhin entscheiden, welche Einladungsgestaltung am sinnvollsten ist, um die größtmögliche Anzahl an Teilnehmern zu generieren. Dabei ist darauf zu achten, dass Sie Ihre Kontaktdatenbank prüfen und gegebenenfalls aktualisieren, um niemanden auf Grund veralteter Kontaktadressen zu vergessen oder Ihre Mails nicht ins Leere laufen zu lassen. Ein anderer, enorm wichtiger Punkt, ist der Datenschutz, auf den im späteren Verlauf genauer eingegangen wird.

Ihre Kommunikation sollte von Anfang an, alle wichtigen Informationen beinhalten.

  1. Worum handelt es sich bei Ihrem Event?
  2. Ist es ein digitales oder ein hybrides Event?
  3. Warum ist eine Teilnahme vorteilhaft?
  4. Wann findet es statt?
  5. Welchen Mehrwert hat die Veranstaltung für Ihre Gäste?
  6. Wie gestaltet sich der Ablauf?


Das Einladungsmanagement befasst sich weiterhin mit dem Anmeldeprozess Ihrer Gäste, der detailliert und gut organisiert geplant werden muss, damit alles reibungslos verläuft. Auch die Betreuung Ihrer Gäste und die Teilnehmendenkommunikation spielen eine essentielle Rolle, um Ihr Event erfolgreich zu gestalten. Nach der Veranstaltung wird das Einladungsmanagement von einer persönlichen, auf die Gäste, die teilgenommen haben, zugeschnittenen Nachricht abgerundet. Wenn Ihre Gäste sich rundum wohl gefühlt haben, garantiert Ihnen das sehr hohe Chancen, dass auch Ihr nächstes Event ein Erfolg wird.

Elemente der digitalen Einladung

Digitale Einladungen sind nicht nur für digitale oder hybride Events geeignet. Sie sparen Zeit, Geld und Papier. Die umweltfreundliche Variante wird daher immer beliebter. Dadurch wächst natürlich auch der Druck, sich abzuheben und aufzufallen. Generell gilt aber trotzdem, dass sich die Einladung und die darin enthaltenen Informationen für Teilnehmende schnell und einfach navigieren lässt. Der Anmeldeprozess für Ihr Event sollte so einfach und unkompliziert wie möglich gestaltet werden. Denn bereits hier besteht die Gefahr, dass direkt beim Registrierungsprozess abgebrochen wird. Daher sind bestimmte Elemente in einer digitalen Einladung unabdingbar.

Personalisierte Anrede
und kreativer Betreff

Wie bereits erwähnt, sollte die Einladung individuell und kreativ gestaltet sein. Das beginnt bereits in der Betreffzeile. Denn hier wird oft schon entschieden, ob die E-Mail geöffnet wird oder nicht. Die Ansprache sollte persönlich erfolgen. Vermeiden Sie eine generalisierte Ansprache, wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Dies minimiert zusätzlich die Chance, dass Ihre Einladung im SPAM-Ordner landet.

Informationen

Erklären Sie, um welche Art Event es sich handelt. Wo das Event stattfindet, wie es stattfindet und wie man teilnehmen kann. Ist Ihre Veranstaltung beispielsweise als hybrides Event geplant, integrieren Sie einen Anfahrtsplan. Selbst wenn Ihre Gäste online teilnehmen, ist es passend, zu erfahren, wo sich die Location potentiell befinden würde. Erwähnen Sie zwingend die Kosten pro Gast und wie sie sich zusammensetzen. Setzen Sie Highlights und machen Sie neugierig, in dem Sie beispielsweise einen berühmten Speaker oder einen bekannten Act, der der Veranstaltung beiwohnt, in Ihrer Erläuterung hervorheben.

Anmeldeprozess

Fügen Sie in Ihre E-Mail einen CTA-Button (Call-to-action-Button) ein. Ein auffällig gestalteter „Jetzt teilnehmen“- Aufruf regt an, sich zum Anmeldeprozess weiterleiten zu lassen und eine Zusage wird wahrscheinlicher. Eine klar festgelegte, hervorgehobene Anmeldefrist darf ebenfalls nicht fehlen. Wenn die Teilnehmenden sich zur Anmeldung entschließen, sollte der Prozess so einfach und klar strukturiert wie möglich gestaltet sein.

Digitaler Kalendereintrag und Erinnerungen

Um Ihren Gästen zu zeigen, wie gut Sie vorbereitet sind und wie strukturiert Ihr Event organisiert ist, empfiehlt sich ein digitaler Kalendereintrag und eine Erinnerung an die Veranstaltung, nachdem der Teilnehmende zugesagt hat. Das erspart Ihrem Gast Zeit und Ihr Event bleibt schon vor der Durchführung sichtbar. Diese Funktionen können automatisch bei einer digitalen Einladung integriert werden.

Dankes-Mailing

Ihre Veranstaltung war dank Ihrer Gäste (und natürlich Ihrer Vorbereitung) unvergesslich und erfolgreich? Dann lassen Sie genau das, Ihre Gäste im Nachhinein wissen. Denn genauso wichtig, wie die Einladung im Vorfeld, ist die Nachbetreuung. Das erzeugt Vertrauen, Wertschätzung Ihren Gästen gegenüber und bedeutet Aufmerksamkeit. Fassen Sie die Highlights noch einmal zusammen, textlich als auch bildlich, wenn Material verfügbar ist und bedanken Sie sich persönlich für die Teilnahme. Dies ist zudem eine gute Gelegenheit auf zukünftige Veranstaltungen hinzuweisen und Ihren Gast als häufig Teilnehmenden begrüßen zu dürfen. Die Chance, dass Sie so noch mehr Reichweite durch direkte Empfehlungen generieren, steigt dadurch zusätzlich.

Einlass mit digitalen Einladungen

Wenn die Teilnahme an Ihrem Event bestätigt wurde, ist je nach Veranstaltungstyp (digital, hybrid oder analog) eine passende „Eintrittskarte“ ebenfalls digital zuzusenden die beste Lösung. Hier eignen sich bei hybriden und analogen Veranstaltungen besonders QR-Codes, die entweder via Handy oder auch in Papierform mit einem passenden Lesegerät eingescannt werden können. Eine separat, automatisch generierte E-Mail mit einem Anmeldecode und einem persönlichen Passwort ergibt bei digitalen Events am meisten Sinn. Zudem können Sie, wenn es sich anbietet, auf dieselbe Art Namensschilder als Anhang beifügen, um den Schilderwald, der beim Empfang entstehen kann, besser im Blick behalten zu können.

Vor- und Nachteile von digitalem Einladungsmanagement im Vergleich zu analogen Einladungen

Vorteile

Nachteile

Einladungsmanagement-Software und Tools

Mittlerweile sind digitale Einladungen so beliebt, dass es immer mehr Anbieter von Komplettlösungen für das Einladungsmanagement gibt. Aber nicht nur auf Firmen, die das Mailing für Sie in die Hand nehmen, kann man zurückgreifen, sondern auch auf Apps, die Ihnen das Einladen leicht machen. Sie bieten das Komplettpaket von der Gestaltung der Einladung über die Registrierung, Konfiguration, hin zum Check-In und Ticketing. Außerdem minimieren solche Anwendungen durch spezielle Formulierungen die Gefahr, dass Ihre Einladung im SPAM-Ordner landet. Ein großer Vorteil solcher Software, wie beispielsweise MATE ist zudem die Datenschutzkonformität. Datenschutz ist ein nicht zu vernachlässigendes Thema beim Einladungsmanagement. Denn Ihre digitalen Einladungen können leicht gegen die Richtlinien der DSGVO verstoßen. Einladung via E-Mail dürfen Sie nämlich nur verschicken, wenn Ihnen das ausdrückliche Einverständnis des potentiell Teilnehmenden vorliegt.

Doch wenn Sie Ihre Reichweite vergrößern und dabei DSGVO-konform handeln möchten, müssen Sie entweder

  • Wie erwähnt, die Erlaubnis besitzen.
  • In einer aktiven Geschäftsbeziehung stehen.
  • In einer, noch nicht lange zurückliegenden, Geschäftsbeziehung stehen.
  • Eine Visitenkarte zum Zweck der Einladung ausgehändigt bekommen haben oder
  • Ihr potentieller Gast hat einer Verarbeitung seiner Daten durch Dritte ausdrücklich zugestimmt.

Einladungsmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, all diese Vorgaben einzuhalten und Ihre Einladungen rechtlich einwandfrei zu versenden.

Wenn Sie also Ressourcen sparen möchten und absolut sichergehen wollen, dass Ihre Einladungen DSGVO-konform sind, ist der Einsatz von Einladungsmanagement-Software durchaus ratsam.

Fazit: Digitales Einladungsmanagement lohnt sich!

Digitales Einladungsmanagement hat sehr viele Vorteile und dafür kaum Nachteile. Gerade in der momentanen Situation, in der digitale und hybride Events als beinahe einzige Option bestehen, sollte auch das Einladungsmanagement dahingehend angepasst und genutzt werden. Es optimiert den Einladungsprozess an sich und bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Teilnehmendenquote zu erhöhen. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf und heben Sie sich ab. Und wenn Sie selbst nicht über die Ressourcen verfügen, bieten Ihnen verschiedene Anbieter mit passender Software und nützlichen Tools mehr Spielraum, um Ihre Einladung bereits zu einem Teil Ihrer gelungenen Veranstaltung zu machen.

Von |2021-01-19T14:20:48+01:0019. Januar 2021|Allgemein, Einladung|0 Kommentare

Über den Autor:

Julia Fischer
Julia ist bei der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH für den Vertrieb der Tagungen, Kongresse & Firmenveranstaltungen verantwortlich.
E-Mail: j.fischer@c3-chemnitz.de | Telefon: +49 (0)371 4508-640

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