Professionelles Einladungsmanagement: Mehr Zusagen

Von Workshops und Firmenveranstaltungen über Tagungen oder Galas bis hin zu mehrtägigen Kongressen oder Messen: Einer der wichtigsten Indikatoren für den Erfolg einer Veranstaltung ist die Anzahl der Teilnehmer. Die Quantität und Qualität der Einladung spielen dafür eine maßgebliche Rolle. Ein schlichter Brief oder eine E-Mail unter vielen genügt da nicht. Was professionelles Einladungsmanagement ausmacht und worauf Sie als Veranstalter achten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

In diesem Artikel lesen Sie:

Wie Sie Ihre Zielgruppe als Personae zielführend definieren
Wie Sie Ihre Datenbestände verbessern und erweitern
Wie Sie neben der E-Mail Ihre Zielgruppe erreichen
Wie Sie das Einladungsmanagement crossmedial planen können
Wie Sie Ihr Teilnehmerhandling so gestalten, dass Sie zum perfekten Einladungsprofi werden!

Meist ist die Einladung der erste Eindruck, den Gäste von Ihrem Event erhalten – und für den gibt es bekanntlich keine zweite Chance. Die Form und der Inhalt spielen daher eine zentrale Rolle bei der Entscheidung, ob Empfänger zu- oder absagen. Mindestens genauso wichtig ist, wie viele potenzielle Gäste Ihre Einladungen überhaupt auf welchem Weg erhalten. Im Zeitalter des „information overload“ ist es zwingend notwendig, sich durch eine gezielte Ansprache und eine auffällige wie einladende Form stark von konkurrierenden Angeboten zu differenzieren, um Kunden, Geschäftspartner und Entscheider zu erreichen. Das macht Ihre Kommunikation effizienter und ist ein Service mit echtem Mehrwert für Ihre Gäste.

Die perfekte Zielgruppe finden und erreichen

Eine der elementarsten Aufgaben im Eventmanagement ist die Bestimmung der Zielgruppe. Im Einladungsmanagement dient sie einerseits der angemessenen Formulierung und Gestaltung der Einladungen. Andererseits ist sie wertvoll für die Auswahl der richtigen Kontakte. Nach dem aktuellen Stand des Datenschutzes zertifizierte Angebote wie Deutsche Post Direkt bieten die Möglichkeit zum bedenkenfreien Kauf oder zur einfachen Miete von zielgruppenspezifischen Adressen.

Zielgruppen sind oft schwer greifbar, komplex und nicht homogen. Bei der Definition der Zielgruppe kann das Erstellen von Personae sehr hilfreich sein. Einladungsprofis nutzen diese bewährte Methode aus dem Marketing für die passende Ansprache. Durch die Definition typischer Charaktereigenschaften, biografischer Informationen und Wünsche werden den abstrakten Zielgruppen fiktive, aber realitätsnahe Personae zugeordnet. Das ist wichtig, um die Gruppen potenzieller Teilnehmer Ihrer Veranstaltung auf dem passenden Kanal und auf Augenhöhe anzusprechen. Konzentrieren Sie sich dabei auf maximal vier Zielgruppen. Um Ihre Gäste genauer zu beschreiben, können soziodemografische, geografische und psychografische Daten helfen. Befragen Sie Kunden und Ihre Mitarbeiter oder sprechen Sie mit Spezialisten, um tiefere Insights in die Welt Ihrer Zielgruppe zu erhalten.

Tipp: Nehmen Sie sich trotz Zeitdruck als Veranstalter für die Erstellung der Personae ausreichend Zeit. Ein gut ausgearbeitetes Personae-Konzept macht die Kommunikation und das Teilnehmermanagement einfacher.

Bestehende Adressinformationen und Datenschutz prüfen

Wenn Sie bereits einen Stamm an Adressen besitzen, ist es ratsam, die Qualität Ihrer Daten zu überprüfen. Eine Untersuchung der Deutschen Post DHL hat bereits 2016 ergeben, dass jede fünfte Adresse in einer Interessenten- oder Kundendatenbank Fehler aufweist. Rund 20 Prozent aller Adressdaten in deutschen Unternehmen sind also für Marketing und Vertrieb „unbrauchbar“. Hauptursache für mangelhafte Datenbestände sind menschliche Fehler, mangelhafte Kommunikation zwischen den Abteilungen, eine mangelhafte Datenstrategie und das Fehlen passender Software. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um die Qualität der Daten zu prüfen. Bei größeren Listen bietet sich eine Adressprüfung (Check auf postalische Richtigkeit, Dublettenprüfung etc.) an. Prüfen Sie im Zuge der Sichtung Ihrer Datenbanken auch den Datenschutz und die Verarbeitung personenbezogener Daten mithilfe unserer DSGVO-Checkliste für Events.

Gestaltung und Versand der perfekten Einladung

Stehen die Zielgruppen und deren Merkmale oder Besonderheiten fest, geht es an die Gestaltung der Einladungen. Egal ob als digitale Einladungskarte per E-Mail oder postalisch als Printmailing: Bedenken Sie immer, dass Ihre avisierten Gäste nur wenig Zeit haben und viele andere Angebote ebenfalls um ihre Aufmerksamkeit ringen. Ein gutes Einladungsmanagement hat die Bedürfnisse der Teilnehmer im Blick. Dazu gehört auch, wie der Kontakt am zielführendsten hergestellt wird – ob online oder analog. Wenn Sie „08/15-Einladungen“ versenden, werden Sie eine entsprechend geringe Rücklaufquote erhalten und weniger Check-ins für Ihr Event generieren. Wenn aber Ihr Personae-Konzept korrekt und vollständig ausgearbeitet ist, lassen sich daraus die bevorzugten Kanäle, Formen und vielleicht sogar Zeiträume zur Ansprache Ihrer potenziellen Teilnehmer ableiten.

Lesen Sie dazu auch: Professionelles Einladungsmanagement – Teil 2: So gestalten Sie Einladungen, die keiner ausschlagen kann

Bewegen sich Ihre Gäste beispielsweise viel in sozialen Netzwerken wie XING, LinkedIn, Facebook & Co., sollten diese Kanäle beim Einladungsmanagement berücksichtigt werden. XING etwa bietet mittlerweile unter der Rubrik „Eventmarkt“ eine Vielzahl an Möglichkeiten. Andere, vor allem jüngere Teilnehmer haben wahrscheinlich eine recht geringe Motivation zum Lesen einer Einladung und bevorzugen Bewegtbilder. Vielleicht lohnt sich zur Bewerbung Ihres Events die Erstellung eines Kurzvideos, welches über eine durchdachte Verteilung auf diversen Netzwerken online einen beachtlichen Erfolg erzielen kann. Die „klassischen“ Einladungen per Briefpost kann vor allem für ältere Zielgruppen der beste Weg zur Kontaktaufnahme sein.

Für Einladungsprofis: Crossmediales Einladungsmanagement mit Zeitplan

Selbstverständlich wird trotz aller Mühen nicht jeder unmittelbar auf die Einladung zu Ihrem Event reagieren. Bauen Sie den Einladungsprozess für Ihre Veranstaltung deshalb in mehreren Stufen auf und konzentrieren Sie sich nicht nur auf einen Kanal. Denken Sie mehr als online, denken Sie crossmedial! Vernetzen Sie den Kontakt zu Ihren Teilnehmern inhaltlich, gestalterisch und redaktionell auf verschiedenen Kanälen. Ist Ihre E-Mail zwischen zwei Meetings in Vergessenheit geraten, erreichen Sie die Person vielleicht mit einer gezielten Videowerbung auf Facebook. Ist der sehnlich als Gast erwünschte Geschäftsführer nach Ihrem Brief noch unentschlossen, können Sie ihn vielleicht mit einem Anruf einfach überzeugen. Dieses „Hinterherkommunizieren“ ist nicht nervig, sondern Ihr Service! Gern genutzt werden auch Landingpages mit den wichtigsten Eckdaten des Events. Mit einer komfortablen Anmeldefunktion versehen kann diese nicht nur Ihren Gästen die Zusage zu Ihrer Veranstaltung enorm vereinfachen, sondern auch Ihr Teilnehmermanagement im weiteren Verlauf unterstützen.

Denn das Einladungsmanagement bzw. das Teilnehmerhandling hört mit dem Check-in zu Ihrem Event nicht auf. Wenn Sie den Einladungsprozess bereits mit der Bitte um ein „Like“ im Social Web oder mit der Registrierung für einen E-Mail-Newsletter verbunden haben, können Sie als Veranstalter nach dem Event Feedback einholen und Ihre Teilnehmer über neue Formate informieren. So wird Ihr Teilnehmerhandling nachhaltig einfacher. Behalten Sie dabei jedoch immer den Datenschutz und die Zustimmung Ihrer Gäste im Blick! Machen Sie sich von Anfang an einen Plan für die crossmediale Verknüpfung: Dazu gehört auch ein Zeitplan, wann welche Kommunikationsstufe gebrieft, umgesetzt und freigegeben sein soll.

Fazit: Nur wer stets das Ohr an der Masse hat und seine Zielgruppe versteht, kann heute und in Zukunft seine potenziellen Gäste überzeugen und überraschen. Nutzen Sie unsere einfachen Tipps für Ihre Veranstaltung:

Zielgruppe definieren – Personae können helfen, Zielgruppen und ihre Anforderungen zu erfassen und zu strukturieren.
Adressbestand prüfen – Eine Überprüfung der Adressdaten kann nicht nur vor Unannehmlichkeiten schützen, sondern auch eine Menge Geld sparen.
Kanäle wählen – Nutzen Sie die Kanäle, die Ihre Zielgruppe bevorzugt und vernetzen Sie diese crossmedial. Eine E-Mail macht noch keinen Check-in. Eine online Landingpage erleichtert zudem den Anmeldeprozess, ist ein toller Service und vereinfacht das weitere Teilnehmermanagement.
Denken Sie anders – Schnell ist die Einladung zum Event von vor zwei Jahren aus dem Archiv geholt, aktualisiert und versendet. Pustekuchen, hier ist Kreativität gefragt! Persönliche Ansprache, einladende Formulierung, Eckdaten nicht vergessen.
Den perfekten Zeitpunkt wählen – Zur Zustellung von Einladungen zu Events im B2B-Bereich eignen sich Dienstag und Donnerstag am besten, da zu dieser Zeit die Wahrnehmung der Empfänger am höchsten ist.

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