Professionelles Einladungsmanagement – Teil 2: So gestalten Sie Einladungen, die keiner ausschlagen kann.

Professionelles Einladungsmanagement – Teil 2: So gestalten Sie Einladungen, die keiner ausschlagen kann.

Täglich erreichen uns auf den unterschiedlichsten Wegen Einladungen, die uns dazu bringen sollen, an einer Veranstaltung teilzunehmen bzw. ein Ticket dafür zu kaufen. Doch damit eine Einladung überzeugt, muss sie den Empfänger an verschiedenen Punkten abholen und überzeugen. Das erfordert Know-how und Kreativität. Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie Ihre gedruckte oder digitale Einladung optimieren und so höhere Rücklaufquoten erreichen.

Was gehört in jede Einladung?

Allen Formen gemeinsam sind elementare Inhalte, die jede Einladung berücksichtigen sollte. Das sind zunächst die klassischen W-Fragen: Wo und wann findet was genau statt, wer ist Veranstalter, wer (noch) eingeladen und wie viel kostet die Teilnahme? Weiter gefasst ist auch die Frage wichtig, warum die Eingeladenen zusagen sollten, welchen Mehrwert Ihre Veranstaltung ihnen bietet. Zudem spielt die Anrede eine besonders wichtige Rolle, hier gilt: Je persönlicher, desto besser.

Banner Whitepaper Eventdünger Einladungsmanagement

Formulieren Sie Ihre Einladung im wahrsten Sinne des Wortes einladend und freundlich. Machen Sie neugierig und schließen Sie einen so genannten „Call to Action“ ein – eine konkrete Aufforderung zur Handlung: „Erweitern Sie Ihren Horizont und lernen Sie die neusten Entwicklungen unserer Branche kennen!“ Diverse Vorlagen aus dem Internet können eine hilfreiche Inspiration sein, aber lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Texte komplett zu übernehmen. Schließlich wollen Sie sich von der Masse abheben und haben Ihren ganz eigenen Stil. Auch mit einer kreativen Grußformel können Sie auffallen und in Erinnerung bleiben.

Damit der Empfänger Ihre Einladung aber überhaupt öffnet und liest, gibt es zwei Voraussetzungen: Erstens muss sie ihn auf einem geeigneten Kanal erreichen und zweitens muss die „Verpackung“ ihn ansprechen. Die Grundlage dafür ist, dass Sie ihre Zielgruppe kennen und wissen, welche Bedürfnisse oder Vorlieben sie hat. Sollten Sie dazu noch nicht alle Fakten zusammengetragen haben, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag „Professionelles Einladungsmanagement – Teil 1: Mehr Zusagen für Ihre Veranstaltungseinladungen“.

Gedruckte Einladungen, die (sich) abheben

Wer in der Flut von Werbebriefen und Mailings auffallen will, muss sich heute etwas Besonderes einfallen lassen. Nehmen wir an, Sie möchten für Ihre Tagung oder Ihren Kongress relevante Entscheider (Geschäftsführer, Vorstand, Abteilungsleiter etc.) gewinnen. Die erste Hürde, die Ihre Einladung hier überwinden muss, ist das Sekretariat oder die Assistenz. Reihen Sie sich in den gewohnten Einheitsbrei ein, landet das Schreiben schnell im Papierkorb.

Im B2B-Bereich ist die Zielkundenliste oft überschaubar. Darin liegt viel Potential: Wenn Sie Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse kennen, dann lohnt sich eine Investition in eine einfallsreiche und unverwechselbare Einladung. Seien Sie kreativ oder beauftragen Sie eine fachmännische Agentur, die Erfahrung darin besitzt. Beschränken Sie sich nicht im Vorfeld auf ein bestimmtes Format oder nur auf die Kosten, sondern denken Sie quer und anders. Auch ein direktes Gespräch mit Vertretern der Zielgruppe kann sehr hilfreich sein. Zwei aufmerksamkeitsstarke Beispiele stellen wir Ihnen hier vor:

Beispiel 1: Stellen Sie sich vor, Sie öffnen einen Karton und daraus erhebt sich ein mit Helium befüllter Ballon. An diesem hängt die Einladungskarte mit einer geopersonalisierten Anfahrtsskizze.

Beispiel 2: Eine Videobotschaft in einer Einladungskarte? Auch das ist heutzutage dank flacher, stromsparender Displays kein Problem mehr.

 

Wahrnehmung von Anschreiben

Wenn Sie aufgrund einer höheren Auflage auf ein Standardformat zurückgreifen müssen, lohnt sich der Einsatz von besonderen Papiermaterialien, Prägungen oder Stanzungen, brillanten Druckfarben oder Papier mit einer passenden Duftnote. Auffallen kann auch ein handbeschrifteter Briefumschlag mit einer aufgeklebten Briefmarke, denn er wirkt persönlicher und lädt zum Öffnen ein. Mit bunt bedruckten Briefumschlägen verbindet unser Unterbewusstsein sofort Werbung. Beobachten Sie sich selbst beim Gang zum Briefkasten: Alle unbedruckten Briefe finden erst einmal eine höhere Aufmerksamkeit als marktschreierische Umschläge und Prospekte.

Prinzipiell sollten Sie immer im Hinterkopf behalten, dass Ihre Empfänger die Einladung scannen und innerhalb weniger Sekunden entscheiden, ob sie relevant für sie ist oder nicht. Das ist die erste und vielleicht einzige Chance, um den Empfänger zum Weiterlesen zu motivieren.

Einladungen per E-Mail

Eine große Anzahl (auch teils personalisierter) Einladungen per E-Mail zu versenden, ist dank zahlreicher Tools technisch gesehen keine große Sache mehr. Es zu schaffen, dass Ihre potentiellen Gäste den Newsletter auch wirklich lesen beziehungsweise überhaupt erst einmal öffnen, ist dagegen nicht so einfach. Der Erfolg dieser Einladungsform hängt von mehreren Faktoren ab. Landet eine E-Mail im Posteingang, sieht der Empfänger zuerst drei wesentliche Dinge:

  1. Absendername: Noch vor dem Betreff liest der Empfänger den Absendernamen. Dieser sollte vertrauenswürdig und dem Anlass angemessen sein. Laden Sie zum Beispiel wichtige Handelspartner zu einer Tagung ein, sollten Sie keine „info@-Adresse“ verwenden.
  2. Betreff: Der Betreff muss kurzgefasst sein und Neugier wecken. Dafür stehen Ihnen oftmals nur 80 Zeichen zur Verfügung, einige E-Mail-Programme zeigen sogar nur 30 bis 40 Zeichen an. Bringen Sie Vorteile, Nutzen oder Mehrwerte in die Betreffzeile ein, stellen Sie eine herausfordernde Frage oder nutzen Sie Emoticons, damit sich Ihre E-Mail im Postfach abhebt.
  3. Preheader: Der Preheader bietet in vielen E-Mail-Clients einen Einblick in die erste Zeile der E-Mail. Statt der erwartbaren Begrüßung können Sie auch diesen Teasertext nutzen, um den Empfänger neugierig zu machen und zum Öffnen der Nachricht zu animieren.

Angeklickt ist halb gewonnen

Wenn Sie es geschafft haben, dass Ihr Empfänger die E-Mail öffnet, wirkt als erstes das Design auf ihn. Empfehlenswert ist, dass Ihre E-Mails stets im Design der Unternehmensmarke auftreten. Eine Wiedererkennung zu einer etablierten Marke kann Gold wert sein. In Ausnahmefällen können Sie sich aber genau diese Gewohnheit zu Nutze machen und Ihre Empfänger mit einer reinen Textnachricht überraschen, die sie sonst eher von privaten Nachrichten kennen. Das ist quasi das Pendant zum handbeschriebenen Briefumschlag.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Versenden Sie nach Möglichkeit niemals eine E-Mail ohne persönliche Anrede. So zeigen Sie Interesse am Empfänger und schaffen ein persönliches Verhältnis. In die Einleitung könnten Sie zum Beispiel mit einer Frage oder einer kurzen Story einsteigen. Niemand mag es, wenn man mit der Tür ins Haus fällt. Wenn Sie bei der Erstellung der Personae gute Arbeit gemacht haben, wird es Ihnen leichtfallen, die richtigen Wörter zu finden.

Beim Text zählt – ähnlich wie bei der gedruckten Einladung – die Relevanz und der nutzenstiftende Inhalt. Langweilen Sie Ihre Leser nicht mit komplexem Fachwissen oder Fachbegriffen. Fassen Sie sich kurz und schreiben Sie auf verständliche Art und Weise. Die Einbindung von Grafiken, Bildern und/oder Links kann Ihren Inhalt bestärken und bei Bedarf auch Emotionen wecken.

Fazit: Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Einladung nur eine unter vielen ist. Um Empfänger von Ihrer Veranstaltung zu überzeugen, muss die Einladung herausstechen, den Leser ansprechen und ihm einen Mehrwert bieten. Behalten Sie folgende Aspekte im Blick:

  1. Heben Sie sich ab: Ob postalisch oder elektronisch, Ihre Einladung muss zwischen vielen Sendungen auffallen. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe und werden Sie kreativ!
  2. Das besondere Etwas: Auch eine große Anzahl an Einladungen kann verhältnismäßig günstig aufgewertet werden. Nutzen Sie spezielle Papiere oder Formate, um den Empfänger zu überraschen.
  3. Werden Sie persönlich: Schreiben Sie den Empfänger namentlich an, bauen Sie ein persönliches Verhältnis auf und bewirken Sie so, dass er sich angesprochen fühlt.
  4. Überzeugender Inhalt: Der Empfänger wird Ihre Einladung zunächst nur überfliegen. Machen Sie deshalb auf den ersten Blick deutlich, was den Gast erwartet.
  5. Zentrale Informationen: Kontrollieren Sie, ob Ihre Einladung die wichtigsten Eckdaten enthält und den Mehrwert Ihrer Veranstaltung verdeutlicht.
Von |2018-10-30T12:59:46+00:0015. Februar 2018|Einladungen|0 Kommentare

Über den Autor:

Julia Fischer
Julia ist bei der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH für den Vertrieb der Tagungen, Kongresse & Firmenveranstaltungen verantwortlich.
E-Mail: j.fischer@c3-chemnitz.de | Telefon: +49 (0)371 4508-640

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Um Ihnen gute, relevante Inhalte anbieten und die Benutzerfreundlichkeit unserer Website verbessern zu können, nutzen wir Cookies für Tracking, Analyse und Werbung. Mehr dazu erfahren Sie in unseren Datenschutzbestimmungen. Ok