Die klaren Trennlinien zwischen informativer Fachkonferenz und unterhaltsamen Festival werden in den letzten Jahren immer mehr aufgebrochen. Kein Wunder, schließlich kommt jedes Event sehr viel besser an, wenn die Teilnehmenden Spaß haben! Nüchterne Eventlocations und bis auf Catering ausbleibendes Rahmenprogramm locken in der Zeit von hybriden Veranstaltungen nur noch wenige Menschen aus den eigenen vier Wänden hervor. Als Veranstalter:in sind Sie gefragt: Wie schaffen Sie einen zusätzlichen Mehrwert, ohne dass dieser Mehrwert das Rampenlicht einnimmt? Hier könnte der Trend zur Festivalisierung von Events der perfekte Ansatz für Sie sein. Doch was macht diese Festivalisierung eigentlich aus? Was haben die Besucher:innen, aber auch Aussteller:innen davon und wie können Sie damit Ihr nächstes Event aufwerten? Wir haben mit Marcel Eschborn, Projektleiter bei C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH und Hauptverantwortlicher für die makers united darüber gesprochen und herausgefunden, wie Sie die Herangehensweise der Festivalisierung für Ihr nächstes Event nutzen können!
Marcel Eschborn
(Foto © Max Grünwald)
Festivalisierung Definition – Was ist das eigentlich?
Grundsätzlich beschreibt die Festivalisierung von Events zwei sich synchron entwickelnde Trends: Veranstaltungen werden immer mehr von einem Rahmenprogramm begleitet, das ein mitreißendes Erlebnis verspricht, und dieses Rahmenprogramm wird sowohl örtlich als auch zeitlich möglichst nah am eigentlichen Event platziert. Man kann also von einer gleichzeitigen Extension und Zentralisierung von Events sprechen. Die After-Show-Party drei Stunden nach Veranstaltungsende am anderen Ende der Stadt hat eben nicht die gleiche Effektivität wie die After-Show-Party vor Ort, direkt, nachdem der Vortrag beendet ist. Moderne Veranstaltungen setzen immer weniger auf ein starres Programm und einen durchgetakteten Zeitplan. Geben Sie Ihren Gästen die Zeit und den Raum zu entdecken. Dabei sind die möglichen Elemente der Festivalisierung äußerst variabel. Live-Musik, Interaktion in Form von Diskussionsrunden, Fishbowls, Barcamps oder „do it yourself“ Anleitungen, Gamification, After-Show-Party, Walk Acts, Highlights der regionalen Kultur und viele mehr. Zusätzlich können Sie auch den Trend der hybriden Events aufgreifen und über digitale Möglichkeiten der Festivalisierung nachdenken.
Live-Musik
Regionale Kunst und Kultur
Diskussionsrunden
Walk Acts
DIY-Stände
Gastromonie
Virtual Reality Angebote
Gamification
Warum Sie Elemente der Festivalisierung für Ihr nächstes Event einplanen sollten!
Das alles klingt erst mal ziemlich interessant, aber was ist Ihr konkreter Nutzen als Veranstalter:in? Das ultimative Ziel dieser Elemente der Festivalisierung ist eine längere Verweildauer der Besucher:innen auf dem Eventgelände. Hinzu kommt eine angenehme und lockere Atmosphäre, die einen offenen Austausch zwischen den Besucher:innen fördert. Ein vielfältiges Programm verhindert das Aufkommen von Langeweile. Künstler:innen wecken den Entdeckungsdrang der Gäste, man will ja schließlich nichts Tolles verpassen! Gamification und Interaktionsmöglichkeiten schaffen nicht nur eine längere Verweildauer, sondern stärken auch die Bindung und Emotionalisierung mit den Besucher:innen. Nicht zuletzt sorgt die Festivalisierung von Events für echte Hingucker und Erlebnisse, die auch die Resonanz der Gäste auf Social Media deutlich stärker und deutlich positiver ausfallen lassen.
Die makers united: Best Case Beispiel für die Festivalisierung von Events
Mit der makers united wird ein zentrales Thema der Europäischen Kulturhauptstadt 2025 aufgegriffen: Die Macher:innen, die unsere Städte, Regionen und ganz Europa gestalten. Von der Öffentlichkeit oft unbemerkt, arbeiten sie in ihren Kellern, Werkstätten oder an der Werkbank. Ihnen wollten wir, die C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH gemeinsam mit dem Industrieverein Sachsen 1828 e.V. und Kreatives Chemnitz eine Bühne bieten! Das europäische Macher-Festival fand vom 7. bis 10 Juli statt und umfasste zum einen die „beam! – be a maker“, das Format für junge Forscher:innen zwischen 10 und 16 Jahren und die „Maker Faire Sachsen“, bei der die verschiedensten Aussteller:innen an zahlreichen Ständen ihre kreative Arbeit präsentierten. Etwa 50 kreative Stände luden im Stadthallenpark und in der Stadthalle Chemnitz zum Mitmachen ein. Dabei kamen die Aussteller:innen neben Deutschland aus Südkorea, England, Estland, Österreich und Slowenien. Im Stadthallenbrunnen wurde die H2Ooh-Bühne aufgebaut, auf der es ein vielfältiges Programm von künstlerischen Experimenten bis hin zu Musik zu bestaunen gab. Schon allein am Veranstaltungsgelände wird die Festivalisierung der „makers united“ deutlich. Drei unterschiedliche Bühnen, knapp 50 Aussteller:innen, Bereiche für die Gastronomie und Highlights wie der 7th Space VR-Bus, das Schilfsegelboot DILMUN S oder die ABORA Ausstellung. Sie alle laden zum Entdecken ein und bieten den Besucher:innen echten Mehrwert.
Die Konzeption einer festivalisierten Veranstaltung
Laut Projektleiter der „makers united“, Marcel Eschborn war Festivalisierung schon in der konzeptionellen Ausarbeitung des Events ein Thema. Da es sich um ein kostenfreies Event handelte, wollte man verhindern, dass die meisten Besucher:innen nur einmal schnell über das Gelände huschen und dann wieder verschwinden. Wie genau die Elemente der Festivalisierung am Ende aussehen, muss in der Konzeptionsphase dabei noch nicht feststehen. Mit der Organisation dafür geht nämlich nochmals einiges an Aufwand einher. Für die zeitliche Planung ist es allerdings äußerst wichtig zu wissen, ob Elemente der Festivalisierung gewünscht sind oder nicht. Ein großer Vorteil des Trends hin zur Festivalisierung ist laut Marcel Eschborn die Flexibilität. Durch den modularen Aufbau der einzelnen Acts, Mitmachaktionen, Künstler:innen, Aussteller:innen und der Gastronomie, können Sie Ihr Event ganz nach Ihrem Geschmack zusammenstellen. Von thematischer Unterstützung einzelner Speaker:innen für einen Abend bis hin zu einer Veranstaltung in der Größe der „makers united“ oder sogar darüber hinaus, ist in der Theorie alles möglich.
Das Programm muss zum eigentlichen Event passen!
Nicht jedes Element der Festivalisierung ist uneingeschränkt für jedes Event zu empfehlen. So gab es laut Marcel Eschborn bei der „makers united“ beispielsweise die Erkenntnis, dass sich nicht jeder Musik Act als passend erweist. Entweder sollte die Musik von den Macher:innen selbst kommen oder mindestens handgemachten Charakter haben, um thematisch zum Event zu passen. Gleiches gilt für alle anderen nicht-musikalischen Künstler:innen. Machen Sie sich unbedingt im Vorfeld Gedanken darüber, was ihr Event aufwerten könnte und gleichzeitig perfekt zum Thema passt. Musik-Acts, Gastronomie, Gamification, Diskussionsrunden und alle anderen möglichen Highlights sind unterstützend zur eigentlichen Veranstaltung zu verstehen. Sorgen Sie dafür, dass sich das Rampenlicht nicht verschiebt.
Zeitliche Planung für Festivalisierung
Es ist Marcel Eschborn sehr wichtig zu betonen, dass man für solch eine Festivalisierung von Events einiges an Vorlaufzeit einplanen sollte. Wie viel genau, ist schwer zu sagen. Schließlich ist einer der größten Vorteile der Festivalisierung ihr modularer Aufbau. Ob Sie mit zwei oder zwanzig zusätzlichen Elementen planen, ist am Ende Ihnen überlassen. Mit einer steigenden Anzahl erhöht sich allerdings auch die Komplexität der Planung und damit die verbundene Vorlaufzeit. Im Falle eines Events in der Größe von „makers united“ empfiehlt der Projektleiter mindestens 3-4 Monate. In dieser Zeit vor dem Event sollten alle Acts und das komplette Rahmenprogramm feststehen. Das beinhaltet auch alle organisatorischen Themen wie Unterkunft, Verpflegung und Absprachen zum Platz und zur benötigten Technik. Grund dafür ist, dass erfahrungsgemäß immer kurzfristig umdisponiert werden muss. Eine möglichst gute und frühzeitige Planung minimiert den kurzfristigen Mehraufwand.
Quelle: Makers United
Quick Tipps: So gelingt die Festivalisierung Ihres Events!
- Genug Vorlaufzeit einplanen (Bei einer Veranstaltung in der Größe von makers united sollten 3-4 Monate vor dem Tag der Veranstaltung Acts und das komplette Rahmenprogramm feststehen)
- Absprache mit den Beteiligten (Platz, Technik, Unterstützung, Gastro, Unterkunft)
- Klare Zuteilungen im Organisationsteam (wer ist für wen und was zuständig?)
- Passende Location (idealerweise im Notfall kurzfristig erweiterbar)
- Welche technischen Anforderungen (Licht- und Tontechnik, Beamer, Leinwand, Vorschaumonitore, Flipcharts, Moderatorenwände, etc.) benötigen Sie?
- Themenspezifische Suche nach Acts/Künstler:innen/Aussteller:innen
- E-Mails sind nützlich zur anschließenden Dokumentation von Absprachen, in Telefonaten klären Sie Dinge aber kurzfristiger und schneller
- Evaluierung der Acts, sowohl intern als auch extern über Besucher:innen // Aussteller:innenbefragung (je nach Event sind Besucher:innen oder Aussteller:innen wichtiger)
Damit Sie genau wissen, was für eine erfolgreiche Festivalisierung erforderlich ist, stellen wir Ihnen hier unsere Quick Tipps zum Herunterladen zu Verfügung.
Festivalisierung macht ihr Event zum echten Hingucker!
Wie Sie sehen, ist der Trend hin zur Festivalisierung von Events eine fantastische Möglichkeit, Ihr nächstes Event aufzuwerten. Damit können Sie die Verweildauer der Gäste erhöhen und die positive Resonanz stärken. Dabei sind Sie flexibel darin, wie sehr Sie ihr Event festivalisieren wollen. Es ist also vollkommen in Ordnung, klein anzufangen und dann zu evaluieren, inwiefern die Festivalisierung ausgebaut werden sollte. Anhand des Praxisbeispiels „makers united“ haben wir Ihnen einige Eindrücke aus erster Hand mitgegeben, die Ihnen bei der Planung und Umsetzung hilfreich sein sollen. Nutzen Sie unsere Erkenntnisse! Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an!
Hinterlasse einen Kommentar