Hybride Events: Interaktive Veranstaltungen durchführen

Neues gesellschaftliches Denken, wie etwa während der Corona-Pandemie, erfordern auch ein Umdenken in Sachen Veranstaltungsformate. Die Einschränkung sozialer Kontakte, aber auch knappe Budgets oder aktiver Umweltschutz machen deshalb alternative Veranstaltungsformate, wie hybride Events, gefragter denn je. Mit einem hybriden Event wird ein neues, innovatives Veranstaltungsformat geschaffen, das sich vor allem im letzten Jahr stark bewährt hat. Wir haben mit dem Leiter der Veranstaltungstechnik der C ³Chemnitzer Veranstaltungszentren Dominic Knobloch vor allem zur technischen Umsetzung gesprochen. Er hat ausführlich die technischen Do´s und Dont´s für ein hybrides Event zusammengefasst. Denn mit einer detaillierten Planung und der richtigen Technik ist es möglich, Tagungen, Kongresse oder Seminare mit hoher Qualität und hohem Wissensaustausch durchzuführen, die nicht allein abhängig von physisch anwesenden Menschen sind oder sogar rein virtuell stattfinden. Wie solch ein hybrides Event funktioniert, welche Vor- und Nachteile sich ergeben und welche technischen Herausforderungen gemeistert werden müssen, erläutern wir im folgenden Beitrag.

Was sind hybride Events?

Es gibt hybride Events natürlich länger, als die Pandemie bereits anhält, allerdings hat sich das Know-How deutlich intensiviert. Die minutiöse Planung und Durchführung solcher Events erfordern Detailgenauigkeit und viele Absprachen im Vorfeld. Doch am Ende sind viele dieser Events weitaus professioneller und besser strukturiert. Natürlich steht und fällt alles mit einer ausgefeilten Technik. Konventionelle Elemente, Inhalte, Formen oder ganze Formate von Veranstaltungen werden mit moderner Technik, digitalen Lösungen und Vernetzung kombiniert. So können Sie Ihren Teilnehmenden und Besuchenden eine ganz neue Veranstaltungswelt mit einem enormen Mehrwert für Sie und deren Gäste eröffnen. Zum Beispiel kann ein hybrides Event in einem Tagungsraum eines Kongresscenters physisch stattfinden. Nicht alle Teilnehmenden müssen jedoch physisch vor Ort sein, sondern können das Geschehen via Tablet, Smartphone, Notebook oder PC online verfolgen, Interaktion live in Echtzeit mit weiteren Teilnehmenden und Referierenden inklusive. Um solch eine hybride Veranstaltung zu streamen, gibt es verschiedene Anbieter flexibler Event-Konferenzlösungen.

Wie funktioniert ein hybrides Event?

Das Wichtigste bei einem hybriden Event ist die Interaktion. Wenn Sie hybride Events planen, müssen Sie dem Publikum und den Live-Teilnehmenden die Möglichkeit bieten, miteinander und mit den Referent*innen zu kommunizieren, zu interagieren. Das heißt, sich die Technologie so zu Nutze machen, dass ein virtuelles Veranstaltungserlebnis zum Leben erweckt wird. Ihre Gäste können Fragen stellen, die dann beantwortet werden, sie können mit dem Referent*innen oder anderen Teilnehmenden in Kontakt treten. Ein hybrides Event funktioniert als digitale Kommunikations- und Diskussionsplattform während einer real stattfindenden Veranstaltung.

Damit ein hybrides Event bestens strukturiert ist und die Teilnehmenden der Veranstaltung auch bis zum Ende folgen, ist gutes Veranstaltungsmanagement notwendig. Planung und Durchführung des hybriden Events müssen genauestens durchdacht und abgestimmt werden. Während die Teilnehmer*innen selbst einen schnellen Internetzugang und eine geeignete „Veranstaltungsatmosphäre“ im Büro oder zu Hause schaffen müssen, ist die Liste für die Veranstaltenden viel länger.

Deshalb ist hier eine Checkliste für die wichtigsten Fakten:

Die Vor- und Nachteile von hybriden Events

Hybride Events sind sehr beliebt und werden immer beliebter. Die gesellschaftliche Akzeptanz dafür hat sich durch das Zeitgeschehen und verbesserte Technologien enorm gesteigert. Diese Veranstaltungen eigen sich hervorragend, wenn Sie eine hohe Reichweite erzielen wollen. An einem hybriden Event kann praktisch von überall auf der Welt online teilgenommen und interagiert werden. Kongresse, Seminare, Tagungen und Workshops erhalten einen ganz neuen, digitalen Charakter. Sie treffen den Nerv der Zeit, uneingeschränkt Veranstaltungen durchzuführen.

Doch haben hybride Events nur gute Seiten? Welche positiven Fakten sollten Sie beim Marketing für Ihr Event einfließen lassen? Hier finden Sie eine Übersicht über das Für und Wider einer solchen Veranstaltung.

Kosten

Weniger Reise- und Hotelkosten für Teilnehmende, geringere Kosten für Ausstellungsflächen und Raummieten, Kongresshallen

Umwelt

Verringern der Umweltbelastung durch „Green IT“, gute CO2-Bilanz, da weniger Verkehrsmittel benötigt werden

Reichweite

Reichweite sehr hoch, Teilnehmerzahl weltweit steigerbar

Raum und Wege

Es müssen keine physischen Wegstrecken überbrückt werden, um Teilnehmenden und Referent*innen zu treffen, es kann selektiv vorgegangen werden, und nur Teile des Events besucht werden, z.B. nur ein bestimmter Vortrag, der interessant ist

Zeit

Besonders positiv für Teilnehmende, die sonst wegen der zeitintensiven An- und Abreise nicht teilnehmen können

Kontaktquote

Man kommt schneller und einfacher in Kontakt, positiv für Menschen mit Kontaktschwierigkeiten

Kontaktqualität

Keine Face to Face Kommunikation zwischen den Teilnehmenden, fehlende Mimik und Gestik erschweren Kommunikation und Diskussion und fördern Missverständnisse

Gesundheit und Fitness

Im Home-Office oder Büro keine frische Luft und keine ausreichende Bewegung, lange Zeit am PC kann Kopfschmerzen und Rückenschäden verursachen

Wie wird das hybride Event zum Erfolg?

Damit Ihr hybrides Event zum Erfolg für Sie und die Teilnehmenden wird, gibt es einiges zu beachten. Verfolgen Sie auf jeden Fall eine Strategie, die Ihre Teilnehmer*innen überrascht. Seien Sie dabei besonders kreativ und mutig, aber keinesfalls langweilig. Vor allem achten Sie darauf, dass Ihre Teilnehmenden mit Interaktionen, wie Live-Abstimmungen oder Feedbackmöglichkeiten, immer im Mittelpunkt stehen und Sie Ihr Event zielgruppengerecht aufbauen. Die Möglichkeiten dafür in der digitalen Welt sind beinahe grenzenlos. Nutzen Sie außerdem die Macht von Social Media. Denn Social Media können Sie in jeder Projektstufe einsetzen.

Vorbereitung

Abfrage zu Wünschen und Inhalten
Instruktionen zur Benutzung der Plattformen
Datenschutzerklärung einholen
Eine detaillierte Agenda erstellen
Proben mit der Technik
Probe der Reden
Für den Veranstaltungsort Cityguides App nutzen
Spiele einbinden

Durchführung

Abstimmungen mit Auswertung in Echtzeit
Digitales Gästebuch
QR-Codes für zusätzliche Informationen
Q&A Funktion
Break-Out-Sessions einrichten, wenn möglich

Nachbereitung

Nutzen von Feedback-Tools
Bereitstellung von Videos

Auch, wenn ein hybrides Event, wie ein hybrider Kongress oder ein hybrider Workshop, den Zuschauenden und Teilnehmer*innen die Möglichkeit bietet, nur digital teilzunehmen, sollte sich die Kommunikation und Interaktion echt „anfühlen“. Machen Sie Ihre Zielgruppe mit dem hybriden Event auf sich aufmerksam und begeistern Sie sie dafür. Schaffen Sie also ein emotionales Event, das Ideen weckt und Interessen sowie Wünsche berücksichtigt. Das Potenzial der Veranstaltung wird nur entfaltet, wenn Ihre Marketingstrategie alle Medien einbezieht und die nachfolgenden Komponenten berücksichtigt:

Stellen Sie Exklusivität und Einzigartigkeit des Events heraus
Bauen Sie persönliche Beziehungen auf, aktivieren Sie die Teilnehmer*innen.
Schaffen Sie simple Möglichkeiten zur Interaktion und zur Einbindung der Teilnehmer*innen.
Erzeugen Sie vielfältige Eindrücke und Wahrnehmung.
Arbeiten Sie mit Symbolik, Botschaften und Effekten.
Bieten Sie mit Ihrem Event einen Mehrwert.
Vermitteln Sie Individualität.

Technische Umsetzung hybrider Events

Zu einem gelungenen Event gehören nicht nur die bereits genannten Faktoren. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erfolg ist die Technik. Dominic Knobloch, Veranstaltungstechniker der C ³Chemnitzer Veranstaltungszentren weiß, dass es ohne eine detailreiche Vorbereitung und vielen Proben im Vorfeld oftmals Enttäuschungen im Nachgang oder während des Events gibt.

„Ganz besonders wichtig ist natürlich, was der Kunde für eine Veranstaltung plant. Handelt es sich um einen Kongress oder eine Mitarbeiterversammlung? Welchen Anspruch hat der Kunde und vor allem, wie viele Teilnehmer*innen werden an der Veranstaltung teilnehmen. Das sind die essentiellen Fragen, die im Vorfeld geklärt werden müssen.“

Der Veranstaltungstechniker macht besonders auf Details aufmerksam, an die man vielleicht im ersten Moment gar nicht denkt.

„Natürlich ist das Equipment wichtig. Mikrophone, eine Bühne vor Ort, Lichttechnik und so weiter. Aber viel wichtiger ist es, die Gäste und Redner*innen hinter dem Bildschirm zu briefen und bestmöglich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Wenn man von zu Hause vor dem Computer eine Rede hält ohne das Feedback des Publikums, ist das schon eine große Umstellung. Daher sollten die Redner*innen besonders häufig proben. Doch nicht nur das Sprechen ist wichtig. Es kommt tatsächlich auch darauf an, wie die Redner*innen gekleidet sind und wie ihr Hintergrund aussieht. Ein kariertes Hemd beispielsweise sollte tunlichst vermieden werden. Genauso wie ein voller Hintergrund, da dieser die Zuhörenden nur ablenkt. Es ist schon schwer genug, sich mehr als eine Stunde vor dem Rechner zu konzentrieren, da kann unser Hirn keine Ablenkung gebrauchen.“

Auch die Wichtigkeit der Interaktion zwischen den Teilnehmenden vor Ort und digital, sowie zwischen den Redner*innen wurde bereits beleuchtet. Hier bietet moderne Technik einige Möglichkeiten. Hierbei spielt die Teilnehmendenzahl ebenfalls wieder eine sehr große Rolle.

„Wenn eine Veranstaltung von unter 75 Teilnehmenden durchgeführt werden soll, reicht meist eine Kommunikationsplattform wie Zoom, die vorher in verschiedene Break-Out-Sessions eingeteilt wird. Unter Break-Out-Sessions fasst man virtuelle Räume zusammen, in denen in kleinen Gruppen kommuniziert wird. Bei mehr Teilnehmenden bietet sich ein Q&A, also ein Question und Answer Tool an, über das die Gäste chatten können oder Fragen an die Redenden stellen. Jeder der Teilnehmenden müsste schon über eine enorm stabile Glasfaserverbindung verfügen, damit bei Break-Out-Sessions nicht alles zusammenbricht. Da bietet sich der „normale“ Live-Stream einfach besser an.“

An dieser Stelle soll noch einmal erwähnt werden, dass wenn Sie eine Tagung per Zoom abhalten, Sie sich vor der Veranstaltung mit den Datenschutzrichtlinien auseinandersetzen müssen.

„Wenn Sie Einladungs-Mails verschicken, briefen Sie Ihre Gäste nicht nur detailreich über den Ablauf der Veranstaltung, sondern lassen Sie sich bestätigen, dass Sie während der Veranstaltung, auch wenn sie nicht vor Ort sind, gefilmt werden dürfen und auch, dass andere Teilnehmende Ihre Namen im Zoom lesen können.“

Als essentiellsten Punkt allerdings führt Dominic Knobloch die Vorbereitung des Events an.

„Sie können das tollste Event in der Theorie auf die Beine stellen, aber wenn es mit den Plattformen nicht klappt, mit der Internetplanung oder Sie mit der Agenda in Verzug geraten, fällt die Veranstaltung ins Wasser. Es ist also unglaublich wichtig, dass sie eine detaillierte Agenda mit ihren Technikern durchsprechen und proben, proben, proben. Das mag mehr Aufwand sein, aber es macht sich bezahlt und Ihre Veranstaltung wird professioneller denn je in der Durchführung. Und das merken auch die Gäste.“

Dominics Do´s und Dont´s

Proben, proben, proben Sie viel im Vorfeld

Achten Sie auf gutes Licht / gute Ausleuchtung

Eine stabile Internetverbindung ist essentiell

Nehmen Sie bei großen Events professionelles Veranstaltungsmanagement in Anspruch

Fast jede Veranstaltung kann hybrid durchgeführt werden – scheuen Sie sich also nicht

Keine genaue Planung im Vorfeld

Sie handeln genauso wie bei einem Live-Event

Sie achten nicht auf Ihre Gäste, weil Sie sie nicht „sehen“ können

Ein gelungenes Praxisbeispiel: Die Verleihung der Hans-Carl-von-Carlowitz-Nachhaltigkeitspreise

Hans Carl von Carlowitz gilt als der Begründer des forstwirtschaftlichen Nachhaltigkeitsbegriffs. Ihm zu Ehren fand am 6. November 2020 zum 9. Mal die Verleihung der Hans-Carl-von-Carlowitz-Nachhaltigkeitspreise durch die Sächsische Hans Carl von Carlowitz Gesellschaft e.V. – das erste Mal in unserem neuen Carlowitz Congresscenter. Die ursprünglich im Rahmen einer offiziellen Eröffnungsveranstaltung des Carlowitz Congresscenters geplante Verleihung musste coronabedingt in Form eines virtuellen Kongresses online stattfinden. Der Abend war gefüllt mit spannenden Redebeiträgen der hochkarätigen Preisträger*innen und Laudator*innen: Nina Eichinger für Dr. Jane Goodall, Dr. Günther Bachmann für Edo Ronchi, Fritz Habekuß für Peter Maffay und Manfred Weber für Dr. Ursula von der Leyen, sowie Grußworten von Dr. Werner Schnappauf und Luisa Neubauer. Über 240 Zuschauer*innen verfolgten gebannt die Preisverleihung im Livestream – was ganz im nachhaltigen Sinne von Hans Carl von Carlowitz gewesen wäre.

Fazit: Hybride Events etablieren sich immer mehr als zukunftsfähiges Veranstaltungsformat

Beim hybriden Event nutzen Sie eine enorme Reichweite, um Menschen in der ganzen Welt, über große Distanzen hinweg miteinander zu vernetzen und in einer Veranstaltung zu vereinen. Durch die Live-Interaktion nehmen alle Personen direkten Einfluss auf das Event und können gegenseitig Wissen austauschen. Es gibt für das hybride Event keine Vorschriften für den Veranstaltungsort und die Teilnehmendenzahl, ist jedoch in der Regel auf einen Tag begrenzt. Sicher ist der digitaltechnische Aufwand hoch und die Planung beim ersten Mal sehr aufwendig. Aber es wie immer und überall – Übung macht den Meister. Und hybride Events werden in Zukunft ein ganz normales Veranstaltungsformat sein: grenzenlos und verbindend.

Was sind hybride Events?

Wie funktioniert ein hybrides Event?