Wer schon einmal ein Event geplant hat, weiß: von der Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung sind viele Schritte zu bedenken. Hat man zum ersten Mal die Aufgabe, eine Eventplanung zu übernehmen, fällt es umso schwerer jeden einzelnen Schritt zu überschauen.
Mit dem richtigen Projektmanagement wird die Veranstaltungsplanung einfacher! Vor allem wenn Sie ein vielseitiges Event planen, ist ein strukturiertes und diszipliniertes Projektmanagement Gold wert. In diesem Beitrag beziehen wir uns auf die Projektmanagement-Prozessgruppen des PMBOK-Guides (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), der Projektmanagement-Standard des Project Management Institute. Worauf müssen Sie bei der Planung Ihres nächsten Events achten? Wie lange im Voraus müssen Sie mit der Planung beginnen? Wie groß müssen die Räumlichkeiten für Ihre Gäste sein? Welche Projektmanagement Phasen gibt es? Wie können diese Ihnen bei der Planung helfen? Wer kann Sie bei der Planung mit Wissen, Kontakten, Tipps zum Catering, Technik etc. und dem passenden Rahmenprogramm beraten? Hier finden Sie alle Antworten!
Eventplanung: Was muss beachtet werden?
Um Ihnen den Weg zum erfolgreichen Event zu vereinfachen, haben wir Ihnen eine Übersicht zusammengestellt. Mithilfe unseres Fragebogens finden Sie heraus, welche Punkte zu beachten sind, und ob noch etwas fehlt. Am besten laden Sie sich den Fragebogen als PDF herunter!
Fragebogen zur Eventplanung: Worauf sollten Veranstalter achten?
Das Organisationsteam sollte nicht zu groß sein. Konkrete Zuständigkeiten sollten für Jeden benannt werden. Zudem ist es sinnvoll, zunächst einen groben Ablauf der Veranstaltung festzulegen Folgende Fragen und Stichpunkte geben Ihnen für Ihre Planung eine erste Orientierung:
- Location / Technik:
- Welche Leistungen sind im Mietvertrag mit der Location enthalten?
- Welche Räume werden für wie viele Personen benötigt? Welche Raumkombinationen sind in der Eventlocation möglich?
- Wie sollen die benötigten Räume eingerichtet werden (z.B. Reihenbestuhlung, parlamentarisch oder Stehempfang)?
- Wie viele Sessions / Workshops finden parallel statt?
- Welche technischen Anforderungen (Licht- und Tontechnik, Beamer, Leinwand, Vorschaumonitore, Flipcharts, Moderatorenwände, etc.) benötigen Sie?
- Bei hybriden Veranstaltungen: Soll die Veranstaltung gestreamt werden? Und wenn ja: Sollen die Online-Teilnehmenden aktiv an der Veranstaltung teilnehmen? Sollen Sie interaktiv mit Bild und Ton zugeschalten werden?
- Werden Dolmetscher und entsprechende Technik dafür benötigt?
- Haben Sie spezielle Wünsche für die Dekoration, Pflanzen bzw. ein eigenes Farbkonzept?
- Catering:
- Sind spezielle Speisenwünsche zu beachten (Anteil vegetarisch/ vegan, koscher, halal)?
- Planen Sie grob die Anzahl von Pausen und Zeiten für Cateringmöglichkeiten ein.
- Ist ein Sektempfang oder ähnliches für Ehrengäste vor Beginn der Veranstaltung geplant?
- Budgetplanung:
- Prüfen Sie Ihre internen Personalkosten.
- Welche Kosten rufen Location, Dienstleister für Technik, Miete, Personal, Catering auf?
- Planen Sie Kostensteigerungen ein (Energie- und Personalkosten), besonders wenn Sie eine Veranstaltung langfristig planen.
- Welche Kosten benötigen Sie für Abendveranstaltungen/ Rahmenprogramm?
- Müssen Sie Honorare für Referent:innen oder Moderator:innen einplanen?
- Sind ggf. Übernachtungs- und Reisekosten für Referent:innen und Ehrengäste zu übernehmen?
- Müssen Sie Kosten für einen Shuttle-Service einplanen?
- Foto- und Videoaufnahmen sind mittlerweile fast für jedes Event unabdinglich: Was benötigen Sie für welche Kommunikationsmittel im Vorfeld bzw. für die Nachbereitung Ihres Events?
- Soll es für die Teilnehmenden eine Teilnehmergebühr geben, mit der das Event gegenfinanziert wird?
- Zeitplan festlegen:
- Welche regelmäßigen Meetings des Organisationsteams (welcher Teilnehmerkreis für welche zu besprechenden Themen?) sind für die Planung wichtig?
- Legen Sie einen Zeitplan und den Ablauf für Ihr Einladungsmanagement (wann save the Date, Anmeldungen, etc.) fest. Weitere Infos dazu finden Sie in den Beiträgen zum Thema Einladungsmanagement in unserem Blog.
- Erstellen Sie einen Zeit- und Maßnahmenplan für Ihre Kommunikation (welche Informationen gehen wann an Gäste & Teilnehmerkreis, etc.)
- Welches Marketingmaterial benötigen Sie wann (gestalten Sie dieses intern selbst oder beauftragen Sie eine Agentur; Flyer, Banner, Werbeflächen, etc. festlegen)
- Reservieren Sie erforderliche Hotelkontingente
- Suchen Sie zur Finanzierung Ihrer Veranstaltung ggf. Sponsoren und Partner. Sprechen Sie sich dazu mit der Location ab, falls Partnerstände oder andere Aktionen mit den Partnern im Rahmen der Veranstaltung geplant sind. Oft hat die Location bestehende Verträge, die sie beachten bzw. nutzen können.
- Grußworte/Schirmherrschaften für Ihr Event müssen rechtzeitig bei den Betreffenden angefragt werden. Bedenken Sie, dass z.B. bei Politikern bei einem Besuch der Veranstaltung oftmals das LKA erforderlich ist.
- Teilnehmermanagement:
- Über welches System können eventuelle Teilnehmergebühren organisiert und abgerechnet werden?
- Erfolgt die Ticketkontrolle manuell oder elektronisch?
(Ausgedruckte Tickets werden am Einlass kontrolliert vs. digitale Tickets werden am Einlass gescannt)
- Ist eine Veranstaltungs-App gewünscht (mit Programm, Orientierungshilfen, Chatmöglichkeiten für die Teilnehmer, Referenten- und Teilnehmerübersicht, etc.)?
- Benötigen Sie Namensschilder?
- Wie kommunizieren Sie mit Teilnehmenden und Gästen vor Ort bei Änderungen: über App, Website, E-Mail oder streuen Sie die Informationen nur während der Veranstaltung?
- Rahmenprogramm:
- Planen Sie Ihre Location für Abendveranstaltungen: Treffen Sie Überlegungen, ob Innenveranstaltung oder Open-Air, Personenzahl, etc.
- Sollen alle Aktivitäten gemeinsam stattfinden oder sind parallele Programmpunkte geplant? Sind sie Teil der Veranstaltung oder ein freiwilliges Angebot?
- Sind Besichtigungen oder Führungen geplant (Besuch städtischer/ regionaler Unternehmen)?
- Sind Shuttlebusse notwendig?
Später nochmal anschauen? Laden Sie sich einfach den kompletten Fragebogen als PDF!
Deep Dive: Welche Projektmanagement Phasen gibt es?
Man unterscheidet fünf Projektmanagement Phasen: Projektinitialisierung, Projektplanung, Projektausführung, Projektüberwachung/-leistung und Projektabschluss. Jede einzelne Phase erfüllt einen wichtigen Zweck.
Projektinitialisierung – Rahmenbedingungen für Ihr Event festlegen
In diesem Schritt wird das Projekt definiert. Konkret aus Eventsicht bedeutet das: Warum planen wir die Veranstaltung? Mit welchem Ziel tun wir dies? Mit wem gehen wir das Event an (Mitorganisatoren, Gäste, Aussteller, Sponsoren)? und was wollen wir inhaltlich anbieten (Veranstaltungsformat, Ablauf)? Auch der Termin für das Event und das Budget sollte hier schon definiert werden. In dieser Phase ist eine gründliche Dokumentation aller Schritte empfehlenswert. So fällt es Ihnen im Nachhinein leichter eventuell notwendige Briefings zu erstellen oder Kick-off-Veranstaltungen zu planen, um andere Beteiligte über das Event zu informieren.
Projektplanung – Vorbereitung für die Umsetzung
Diese und die folgenden zwei Phasen, also Projektplanung, Projektausführung und Projektüberwachung, lassen sich in der Eventplanung nur schwer voneinander trennen. Das liegt vor allem daran, dass sich mit jeder Ausführung immer auch ein neuer Planungspunkt ergeben kann. Und umgekehrt – auch einer entfallen. Flexibilität ist bei der Eventplanung unerlässlich. Während der Planungs- und Ausführungsphase ist es bis zum letzten Tag vor der Veranstaltung möglich, dass sich kurzfristige Änderungen ergeben, auf die Sie entsprechend reagieren. Die Überwachung erfolgt dabei die ganze Zeit konstant. Wichtige KPIs sind hier z. B. Ticketverkauf, Besucherzahl, Presse-Echo, Social Media Reaktionen oder auch einfach ein zufriedener Auftraggeber. Jeden dieser KPIs können Sie auf verschiedene Arten und Weisen optimieren. So bietet sich beispielsweise ein professionelles Einladungsmanagement an, falls Ihnen Ticketverkauf oder Besucherzahl besonders wichtig sind.
In der Projektplanung an sich werden die schon zuvor herausgearbeiteten Projektziele noch weiter verfeinert und noch genauer definiert. Ebenfalls werden die Maßnahmen zur Umsetzung ausgearbeitet. Warum Sie ein attraktives Rahmenprogramm erstellen sollten, erfahren Sie in folgendem Artikel! Besonders toll ist, dass Nachhaltigkeit in viele theoretische Ansätze des Projektmanagements Einzug gehalten hat. Die Chemnitzer Veranstaltungszentren bieten die Möglichkeit über eine Kooperation mit Wilderness International den CO2-Fußabduck des eigenen Events zu kompensieren.
Projektausführung – Flexibilität ist gefragt
In dieser Phase geht es um die Umsetzung Ihrer definierten Ziele. Dazu holen Sie neben Ihrem Organisationsteam weitere Partner ins Boot. Das sind Mitorganisatoren, Aussteller, Sponsoren – alle Parteien, die Sie bei der Projektinitialisierung festgehalten haben. Und verteilen die entsprechenden Aufgaben. Auch hier gibt es verschiedene Projektmanagement-Tools, die Ihnen die Organisation erleichtern. Hier gilt es ein gewisses Maß an Flexibilität beizubehalten, schließlich können sich Fristen und das für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe benötigte Arbeitspensum jederzeit ändern. Kommunikation zwischen Ihnen als Projektleitung und den Teammitgliedern der einzelnen Projektgruppen ist essenziell, um schon frühzeitig über mögliche Probleme in Kenntnis gesetzt zu werden.
Projektüberwachung/-leistung – messen Sie Ihre Erfolge
Die Projektüberwachung/-leistung wird Sie bei Ihrem Event auf Schritt und Tritt begleiten. Hier werden die zuvor im Detail ausdefinierten Ziele kontrolliert, überwacht und bewertet. Über allem steht die Frage „War das Projekt ein Erfolg?“. Zu diesem Zweck können Sie verschiedenste KPIs (Key Performance Indicator, oder auf Deutsch Schlüsselkennzahlen) untersuchen. Sie sollten aber auch nicht das ursprünglich definierte große Ziel aus den Augen verlieren.
Projektabschluss – Nach dem Event ist vor dem Event
Um ein Projekt abzuschließen, ist ein Rückblick auf die geleistete Arbeit äußerst empfehlenswert. Ein Meeting, in dem retrospektiv über auf das Projekt zurückzublicken, erreichte Ziele hervorzuheben und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen, ist dazu eine sehr gute Idee. Aus einer Analyse der erreichten Projektziele lassen sich viele Erfahrungswerte und Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Event ableiten. Deshalb sind eine gewisse Offenheit, Reflektiertheit und Kritikfähigkeit unerlässlich. Teilen Sie die Ergebnisse mit allen am Event beteiligten Mitarbeitenden und bieten Sie ein offenes Ohr für Feedback!
Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie Teilnehmenden und Gästen ebenfalls eine Möglichkeit geben, Ihnen Feedback zukommen zu lassen. Wenn Sie wissen, was ihnen gefallen hat, was nicht, und welche Wünsche noch offen sind, können Sie sich für das nächste Event noch besser aufstellen.
Wenn Sie sich intensiver mit dieser Phase befassen wollen, empfehlen wir unseren Artikel „Der Tag danach: Wunderwerk Nachbereitung“
Eventplanung: Erste Checkliste zur Anmietung
Damit Sie einen genauen Eindruck vom ersten Schritt zum eigenen Event bekommen, stellen wir Ihnen hier unsere eigene Checkliste zur Verfügung. Sie können diese gern als Vorlage für eine Anfrage an uns verwenden und sich damit in der eigenen Planung vorbereiten.
Fazit
Die 5 Projektmanagement Phasen können auch in der Eventplanung äußerst hilfreich sein. Besonders trifft das allerdings auf fest etablierte Veranstaltungsformate zu, die feste Vorgehensweisen besitzen und bei denen der Ablauf klar ist. Sie bieten Ihnen von der Idee bis zum Projektabschluss eine wichtige Stütze, um Sie auf Kurs zu halten. Insbesondere, wenn Ihre Veranstaltung eine gewisse Größe erreicht hat, ist es manchmal schwierig, ohne eine entsprechende Struktur den Überblick zu behalten. Dabei ist es genau diese Struktur, die eigentlich in jeder Phase der Eventplanung unerlässlich ist. Bei erstmals stattfindenden Veranstaltungen ist die Organisationsphase eher ein stetiger Prozess, auf den man flexibel reagieren können muss. Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dem Einblick in unsere Herangehensweise und die Vorstellung der fünf Projektmanagement Phasen einen wichtigen Impuls für Ihr nächstes Projekt zu geben. Mit der richtigen Struktur schaffen Sie es, Ihr Traumevent auf die Beine zu stellen. Sie haben schon jetzt eine Idee und wollen direkt mit dem Planen loslegen? Dann sprechen Sie uns gern an!
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