Perspektivwechsel: So sehen Sie Ihr Event aus Gästesicht

Perspektivwechsel: So sehen Sie Ihr Event aus Gästesicht

Sie haben es geschafft: Ihre Veranstaltung war ein voller Erfolg. Sie war sogar so gut, dass die Gäste meinen, sie würden wiederkommen. In unserem neuen Blogbeitrag schärfen wir Ihren Blick als „Wiederholungstäter“: Profitieren Sie von unseren aktuellen Inspirationen für Ihre Konferenzen!

Blickrichtung ändern: Was gefällt mir bei anderen Events?

Wer regelmäßig Veranstaltungen organisiert, droht irgendwann betriebsblind zu werden. Dafür lohnt es sich, selbst als Gast mit offenen Augen auf andere Veranstaltungen zu gehen, neue Formate auszuprobieren und kreative Ideen zuzulassen. Deshalb sind auch wir als CEIMZEIT Autorinnen immer bemüht, andere Events zu besuchen und neue Impulse aufzusaugen.

Eine besonders praktische Entdeckung, die wir in der Vergangenheit machten, sind Veranstaltungs-Apps. Nutzer können sich damit jederzeit und überall einen Überblick über die einzelnen Panels verschaffen oder nach Referenten suchen. Bevor die nächste Veranstaltung beginnt, erinnert eine Benachrichtigung die Gäste daran. Nutzer der App können sich bereits im Vorfeld eigene Profile anlegen und auswählen, welche Referenten, Vorträge oder Diskussionen sie gerne besuchen wollen. Vorteilhaft aus Veranstaltersicht sind solche Apps besonders dann, wenn auch ein Gästemanagement integriert ist, um beispielsweise Daten zur Auswertung ermitteln zu können.

Ebenso praktisch fürs Kennenlernen anderer Gäste oder um Wartezeiten zu überbrücken sind gemütliche Lounges. Kostenfreies W-LAN und Lademöglichkeiten für Smartphone und Tablet erhöhen die Aufenthaltsqualität zusätzlich. Hier können auch Sie Ihre Gäste in angenehmer Atmosphäre in Gespräche verwickeln und mehr über die Wahrnehmung Ihres Events erfahren. Besonders gern angenommen werden diese Lounges, wenn Ihre Gäste Kaffee oder andere heiße und kalte Getränke hier genießen können. Bei unserer Veranstaltung CEIMZEIT haben wir kleine Pflanzentöpfe mit Samen als Give-Away verschenkt. Beides zusammen konnte dann im Garten, im Büro oder auf dem Balkon der Teilnehmer gedeihen – so bleibt die Veranstaltung auch im Büro oder zuhause sichtbar und im Gedächtnis. Weitere Ideen und Konzepte für nachhaltige Events finden Sie ebenso in unserem Blog.

 

Veranstaltungs-Apps

Ihre Gäste erhalten einen Überblick über das Programm und können sich vernetzen.

Lounges für Wartezeiten

Ihre Gäste entspannen bei einem Kaffee und freuen sich über kostenfreie Lademöglichkeiten und W-LAN.

Foto

Fotoboxen

Erinnerungen an den Tag werden von Gästen gern ausgedruckt oder auf Social Media geteilt.

Zum Kennenlernen und Austausch laden in unserem Selfie-Zeitalter zudem Fotoboxen ein. Hier können Erinnerungsfotos geschossen werden, die digital gebrandet und mit den Sponsorenlogos versehen werden. Die Bilder lassen sich entweder im Anschluss per E-Mail verschicken, direkt ausdrucken, oder auf Social Media geteilt werden. So werden die Eindrücke im Internet weiterverbreitet und durch so genannten User-generated Content (UGC) werben Ihre Gäste – für Sie ohne weitere Kosten – für Ihre Veranstaltung. Hinzu kommt der soziale Faktor: Menschen, die in einer Fotobox Bilder miteinander machen, finden leichter das Gespräch zueinander. Und Spaß macht das Ganze auch!

Prominenz und Interaktion: Bringen Sie Abwechslung ins Programm

Eine klassische Eröffnungsrede empfinden viele Besucher als eher langweilig. Versuchen Sie einmal etwas Neues! Wir selbst konnten bereits gute Erfahrungen mit Science Slams sammeln. Sie bieten in einem kurzen Vortrag (6-10 Min.) wissenschaftlich fundierte Infos auf humorvolle Art und Weise an und entlassen Ihre Gäste beschwingt in die Konferenz.

Nah am Thema und am Besucher sind insbesondere neue Konzepte wie sogenannte Barcamps. Bei diesen Veranstaltungen bestimmen Sie als Organisator nur das Oberthema, überlassen jedoch die Festlegung der Formate und einzelnen Panel-Themen Ihren Gästen. Die Abstimmung kann sowohl im Vorfeld digital erfolgen als auch zur Veranstaltung analog in Diskussionen und am schwarzen Brett. Kombiniert mit einer Event-App ergibt das besonders Sinn, beispielsweise wenn die anderen Teilnehmer und Referenten bereits öffentliche Kontaktinformationen wie Facebook-, Xing- oder Linkedin-Accounts angegeben haben.

Für Konferenzen eignen sich auch weitere neue Formate wie Fish Bowl, World Café oder eine Warp Conference. Um Ergebnisse zu dokumentieren oder Vorträge zu visualisieren setzen wir auf das sogenannte Graphic Recording. Informationen werden nicht einfach nur aufgeschrieben, sondern durch Illustratoren oder Designer in Bilder übersetzt. Das bleibt besser im Gedächtnis und animiert Ihre Besucher dazu, die Zeichnungen abzufotografieren. Ihre Gäste behalten so auch auf dem Smartphone eine tolle Erinnerung oder hängen die Visualisierungen vielleicht sogar ins eigene Büro. Welche Rückschlüsse wir noch aus unserer Konferenz für Veranstaltungsmanagement im Jahr 2018 schließen konnten, können Sie übrigens hier nachlesen.

Wagen Sie Neues: Ergebnisse von Konferenzen lassen sich z.B. mittels Graphic Recording dokumentieren oder visualisieren.

TIPP

Die richtige Story: So bleiben Sie im Kopf Ihrer Gäste

Mettigel, Würstchen und Kartoffelsalat sind vielleicht das Lieblingsessen vieler, auf einer Veranstaltung haben solche eher uninspirierten Speisen aber kaum noch etwas zu suchen. Immer mehr Gäste wissen es zu schätzen, wenn regionale Zutaten und Gerichte auf den Tisch kommen. Auch Fairtrade- oder Bio-Angebote werden immer häufiger dankbar angenommen. Mit Kulinarischem für Vegetarier oder Veganer können Sie zudem sicher sein, dass Sie alle Gäste zufriedenstellen. Eine süße Kleinigkeit rundet die Tafel ab.

Veranstaltungen gehen durch den Magen, aber auch durchs Herz: Eine geschickte Veranstaltungsdramaturgie bedeutet, sich bereits im Vorfeld eine griffige Story zum eigenen Event auszudenken. Dabei sollten alle fünf Sinne angesprochen werden: Sehen, Hören, Riechen, Schmecken und Fühlen. Ein multisensorisches Konzept macht Ihr Event unverwechselbar und unvergesslich – im wahrsten Sinne. In unserem Interview mit Oliver Monte erfahren Sie mehr dazu, wie Sie mit Ihren Events Geschichte(n) schreiben können.

Ein weiteres Konzept, dass Spaß macht und Ihren Ausstellern gefallen sollte, ist Gamification. Auf spielerische Weise wecken Sie Interesse bei den Nutzern. Im Stil einer Schnitzeljagd können Sie ein Gewinnspiel mit Fragen entwickeln, die nur durch Gespräche an den Ständen beantwortet werden können. Markieren Sie die integrierten Aussteller mit einem gelben Luftballon, bereiten Sie deren Promoter entsprechend vor und stellen Sie auf Tablets ein kurzes Fragespiel zur Verfügung. Die Gäste, die an allen Ständen waren und die Fragen richtig beantworteten, können ihre E-Mail-Adresse hinterlegen. Die Auswertung muss nicht direkt beim Event erfolgen. Die Gewinner der Verlosung können auch wenige Tage nach der Konferenz benachrichtigt werden. So rufen Sie Ihr Event wieder ins Gedächtnis.

Dass kleine Geschenke die Freundschaft erhalten, gilt übrigens auch im Eventgeschäft. Mit einem Kugelschreiber oder einer Erinnerungsmünze können Sie heute jedoch die wenigsten noch begeistern. Aufmerksamkeit bedeutet, auf das eigene Thema zu achten und seine Gäste intelligent und emotional überraschen zu können. Kochschürzen bei einem Gastro-Event sind nicht nur praktisch, sondern werden auch gerne zuhause weiter genutzt und im besten Fall stolz getragen.

Fazit: Gutes bewahren, Neues versuchen

Vermeiden Sie Ermüdungserscheinungen bei Ihren treuen Gästen. Neues muss nicht teuer sein, sondern kann fast immer in einer Low Budget oder High End Variante gestaltet werden. Zudem werden Innovationen besonders gerne von den Besuchern auf Social Media festgehalten, was Ihnen zusätzliche Aufmerksamkeit verschafft. Ein Augenzeuge, der von Ihrem Event mit Freude berichtet, ist zudem die beste Werbung.

Auf unserem Blog finden Sie viele weitere Fachbeiträge zu Aspekten eines zeitgemäßen Eventmanagements. Denken Sie darüber nach, wie vergangene Erfolge entstanden sind und wie Sie Ihre Gäste auch heute wieder überraschen können. Wenn Sie jetzt auch noch einen ungewöhnlichen Veranstaltungsort suchen, sprechen Sie uns gerne an. Wie wäre es zum Beispiel mal mit einem Stadion?

Von |2019-10-22T11:02:07+00:0018. Oktober 2019|Allgemein, Event|0 Kommentare

Über den Autor:

Nicole Oeser
Nicole ist bei der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH als Projektreferentin Vertrieb tätig.
E-Mail: n.oeser@c3-chemnitz.de | Telefon: +49 (0)371 38038-103

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