Der Tag danach: Wunderwerk Nachbereitung

Den letzten Gästen die Hand geschüttelt, die glücklichen Sponsoren verabschiedet und mit den stolzen Partnern ein Glas auf den Erfolg getrunken – der Abschluss einer gelungenen Veranstaltung? Nicht ganz, wissen erfolgreiche Event-Planer. Wir zeigen Ihnen in 8 Schritten, was jetzt zu tun ist und warum eine gründliche Nachbereitung Gold wert sein kann.

Ein cleverer Veranstalter hält sich den nächsten Tag frei

…um die Nachbereitung anzupacken. Die ist nämlich genauso wichtig wie Vorbereitung und Durchführung eines Events. Insbesondere wenn es Ihnen darum geht, (neue) Kunden oder Partner zu akquirieren, kann es sich lohnen, die noch frischen Eindrücke zu nutzen, um nachzulegen. Unsere Erfahrung aus über 850 Veranstaltungen pro Jahr zeigt: Die hohe Aufmerksamkeit ist die perfekte Ausgangslage, um länger im Gedächtnis seiner Gäste zu bleiben und sie für das nächste Vorhaben wach zu halten.

„Nach dem Spiel ist vor dem Spiel!“ Fußball-Ikone Sepp Herberger hat den Prozess-Gedanken auf den Punkt gebracht: Bleiben Sie am Ball und nutzen Sie die Aufmerksamkeit nach Ihrem Erfolg, um den nächsten anzusteuern.

Selbstverständlich enthält bereits Ihre Veranstaltung zahlreiche erinnerungswürdige Elemente. Umso wichtiger ist es, die Begeisterung danach nicht sofort abebben zu lassen. Nachbereitung heißt, sich als Veranstalter noch einmal explizit in Erinnerung zu bringen.

Die 8 Hotkeys der Nachbereitung

1. Die Dankesmail
2. Fotos und Videos
3. Feedback
4. Der Veranstaltungshinweis
5. Pressemeldung / Social Media
6. Besondere Aktionen
7. Rechtlich alles richtig machen
8. Die Auswertung

1. Wirkt garantiert: Die Dankesmail

Ein Danke, das von Herzen kommt, hat eine sehr persönliche und oft sogar emotionale Wirkung. Vermeiden Sie deshalb die üblichen Floskeln und nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Worte authentisch und individuell zu formulieren.

• Differenzieren Sie zwischen Teilnehmern, Sponsoren, Partnern und Referenten. Wie schon bei den Einladungen soll Ihr Gegenüber sich so individuell wie möglich angesprochen fühlen. Das erreichen Sie, indem Sie herzlich und glaubwürdig schreiben.
• Nehmen Sie Bezug zur Veranstaltung und zur Funktion während dieser und seien Sie dankbar: dem Gast für seine Begeisterung, Partnern und Sponsoren für ihre persönliche Mühe, dem Referenten für seine besondere Ausstrahlung.
• Schicken Sie wenn möglich Protokolle oder Präsentationen mit.

2. Sagen mehr als Worte: Fotos und Videos

Der Mensch denkt, träumt und erinnert sich in Bildern. Sie gehören zu den wirkungsvollsten Formen der Kommunikation. Nutzen Sie das große Emotionalisierungspotenzial von Bildern. 

• Sorgen Sie schon im Vorfeld dafür, dass Ihre Veranstaltung in Fotos und Videos festgehalten wird und stellen Sie diese Ihren Gästen und Partnern zur Verfügung. So schaffen Sie bleibende Erinnerungen an Vorträge und Themen, aber auch an besondere Momente der Begegnung.
• Durch Fotos und Videos können sich Ihre Gäste mit der Veranstaltung identifizieren und Sie haben genug Material, um Ihr nächstes Event eindrucksvoll zu bebildern.
• Achtung Datenschutz! Lassen Sie Ihre Teilnehmer bereits beim Anmeldeprozess den Datenschutzbestimmungen zustimmen, in denen Sie explizit aufführen, dass während der Veranstaltung Bild- und Videoaufnahmen stattfinden. Weisen Sie auch darauf hin, für welche Zwecke diese eingesetzt werden: interne Dokumentation, Werbemittel, mediale Veröffentlichungen, etc. Vor Ort sollten Aushänge die Gäste erneut darüber aufklären.

3. Emotionales Beweisstück: Feedback

Was die Gäste selbst sagen, kann kein Autor ersetzen. Feedback ist die unmittelbare Rückkopplung auf das Gesendete. Sichern Sie sich ein authentisches Zeitzeugnis.

• Planen Sie bereits im Vorfeld, auf welche Weise und zu welchen Themen Sie das Feedback Ihrer Gäste einholen und die Stimmung einfangen wollen. Entwickeln Sie konkrete Fragen zu einzelnen Themenbereichen: Catering, Rahmenprogramm, Vortragsprogramm, etc.
• Bei Veranstaltungsreihen können Sie die aktuelle Anbindung Ihrer Gäste nutzen, um Themenvorschläge für Folgeveranstaltungen einzuholen.
• Wichtig: Bieten Sie einen Mehrwert! Umfragen sind für Gäste ein zusätzlicher Aufwand – was bekommen sie dafür? Ein Beispiel: „Ihre Hinweise tragen dazu bei, unsere Folgeveranstaltung in Ihrem Sinne zu konzipieren.“

4. Die Gunst der Stunde nutzen: Der Veranstaltungshinweis

Fast jeder kennt das: in einem schönen Hotel sofort fürs nächste Jahr buchen zu wollen… Machen Sie es wie der Hotelier, der dann seinen Kalender zückt – nutzen Sie den Moment des Begehrens.

• Nehmen Sie in Mails, Mailings und anderen Meldungen nach der Veranstaltung Bezug auf Ihre weiteren Veranstaltungen oder Aktionen.
• Wichtig: Halten Sie Maß! Nicht zu viele Veranstaltungen / Aktionen bewerben, um Ihre Gäste nicht überzustrapazieren.
• Sondieren Sie Veranstaltungs-Bedürfnisse Ihrer Gäste im Vorfeld durch persönliche Gespräche oder Fragen im Rahmen des Feedbacks.

Give Aways, Fragebögen oder Fotos der Veranstaltung dienen als Anknüpfungspunkte für den weiteren Kontakt.

5. Unverzichtbar: Pressemeldung / Social Media

Was gibt es Schöneres, als Menschen, die über unsere erfolgreiche Veranstaltung sprechen? Reichweite zu erhöhen und Aufmerksamkeit zu steigern ist Anspruch jedes ambitionierten Produktes. Machen Sie von sich reden!

• Überlegen Sie sich bereits im Vorfeld, wem Sie im Anschluss von Ihrer erfolgreichen Veranstaltung berichten wollen. Mögliche Empfänger: Tagespresse, Fachzeitschriften, Internetportale, eigene Blogs, Social Media, etc.
• Denken Sie auch an Zielgruppen, die Sie für zukünftige Veranstaltungen gewinnen möchten. Mit einem auf sie zugeschnittenen Bericht bekommen diese einen Eindruck von Ihren Stärken als Veranstalter (Themen, Rahmenprogramm, Referenten, etc.).
• Wichtig: Treffen Sie eine gezielte Auswahl der Verteiler für Pressemeldungen und bedenken Sie bei der Taktung zum Beispiel von Beiträgen in sozialen Netzwerken, dass diese an verschiedenen Wochentagen unterschiedlich erfolgreich sind.

6. Der Bonus: Besondere Aktionen

Kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft, sie sind auch ein guter Anlass, mal wieder nachzufragen. Profitieren Sie im Nachhinein von Ihrer Großzügigkeit!

• Haben Sie auf Ihrer Veranstaltung Give Aways oder Gutscheine verteilt, können Sie dies noch längere Zeit als Aufhänger nutzen, um mit Ihren Gästen erneut in Kontakt zu treten.
• Fragen Sie zum Beispiel nach, ob die Pflanzensamen schon aufgegangen sind oder ob die Einlösung des Gutscheins Freude bereitet hat. Bei Veranstaltungen, in denen Sie neue Kunden akquirieren möchten, erleichtern solche besonderen Aktionen den Einstieg in den Verkaufsprozess.
• Halten Sie kleine Aufmerksamkeiten möglichst im gleichen preislichen und optischen Rahmen.

7. Nicht zu vergessen: Rechtlich alles richtig machen

Was nützt die schönste Veranstaltung, wenn es hinterher Ärger gibt? Seien Sie clever und beachten Sie grundlegende rechtliche Anforderungen*.

• Gab es musikalische Beiträge (live oder eingespielt)? Melden Sie im Nachgang Ihre Veranstaltung bei der GEMA.
• Waren Ihre Referenten oder kulturellen Akteure erwerbsmäßig selbstständige Künstler, die durch die Künstlersozialkasse gefördert werden? Denken Sie daran, dass die Beitragspflicht beim Veranstalter liegt.
• Waren Ihre Gäste Kunden aus Ihrer Kundendatenbank? Dann sollte es keine Probleme bei einem erneuten Kontakt geben. Wenn Ihre Veranstaltung mit einem freien Kartenvorverkauf läuft, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden beim Kaufprozess den aktuellen Datenschutzbestimmungen zustimmen, um einen erneuten Kontakt zu ermöglichen.
• * Zum umfangreichen Feld des Datenschutzes rund um Veranstaltungen erscheint demnächst ein separater Blogbeitrag.

8. Das Tool für Fortschritt: Die Auswertung

Ein guter Veranstalter sieht mit den Augen seiner Gäste. Ein noch besserer Veranstalter nimmt sich nach getaner Arbeit Zeit, nach innen zu schauen. Nutzen Sie Auswertungen für Ihre Weiterentwicklung.

• Fertigen Sie klassische Nachkalkulationen zur Veranstaltung, zum Beispiel Kosten-Nutzen-Abwägungen.
• Bitten Sie Referenten und Gäste um „O-Töne“, die Sie zum Bewerben Ihrer Folgeveranstaltungen oder für Imagebroschüren, aber auch zur Motivation Ihres Organisationsteams nutzen können.
• Beziehen Sie in Ihre Auswertung auch den Organisationsprozess ein. Was kann optimiert werden? Waren die zeitlichen Abläufe richtig? Welche Deadlines sollen bei Folgeveranstaltungen eingehalten werden?

Welche Erfahrungen haben Sie mit der Nachbereitung gemacht? Wir freuen uns über Ihre Erfahrungsberichte oder Fragen in den Kommentaren oder auf unserer Facebook-Seite!