Bei größeren Veranstaltungen wird das Einladungsmanagement schnell zu einem ziemlich komplexen Thema. Nicht nur für unsere eigenen Events, sondern auch als Dienstleister für unsere Kunden sind wir stets an Neuheiten und Tools interessiert, die die Organisation effizienter gestalten. Deshalb testen wir am Beispiel unserer C³EIMZEIT-Veranstaltung die Gästemanagement-Software MATE. Zwischenfazit: beeindruckend!
Gästemanagement-Tools verbinden Funktionalität für Veranstalter mit Komfort für Besucher.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass es sich besonders bei Veranstaltungen über 50 Gästen anbietet, professionelle Tools in Betracht zu ziehen. MATE steht für “Mobile Application Technology for Events” und verspricht ein „Online-Gästemanagement im eigenen Look & Feel“. Das ermöglicht einen besseren Überblick auch über mehrstufige Einladungsprozesse. Zugleich gewährleisten individualisierbare Layouts einen professionellen Eindruck und den Wiedererkennungswert.
Einladung und Registrierung
Im ersten Schritt konnten wir die Registrierungsseite und die Einladungen an unser eigenes C³EIMZEIT-Layout anpassen. MATE bietet entweder individualisierbare Templates oder die Option, ein ganz eigenes Design zu erstellen. Die Landingpage enthält alle wichtigen Informationen wie Beschreibung, Programm, Rednerliste, eine Google Map zum Veranstaltungsort sowie Bilder vergangener Veranstaltungen und unseren Trailer.
Der Versand der E-Mails erfolgt einfach aus der Software heraus. Alle Vorlagen sind mobiloptimiert und für gängige E-Mail-Programme getestet. Auch auf Datenschutz legt MATE großen Wert: Jeder Datentransfer ist grundsätzlich SSL-verschlüsselt und bei Bedarf bietet ein Double-Opt-In-Verfahren rechtliche Sicherheit für die Kommunikation mit den Gästen.
Teilnehmermanagement und Akkreditierung
Besucht der Empfänger der Einladung aus der E-Mail heraus die Landingpage, so sind seine bekannten Kontaktdaten im Anmeldeformular bereits vorausgefüllt. Abgeschlossene Rückmeldungen landen sofort im MATE-System, sodass wir einen guten Überblick über Zu- und Absagen haben. Zudem gibt es die Möglichkeit eines Adressimports, wenn weitere Kontaktkanäle genutzt werden. Alle Einträge können dann nach bestimmten Attributen oder selbst zugewiesenen Kategorien gefiltert werden, was Auskünfte bis ins kleinste Detail erlaubt. Über die Schnittstelle (API) kann auch ein eigenes CRM-System angebunden werden.
Save-the-Date, Einladung, Erinnerung, Registrierungsbestätigung: im Gästemanagement mit MATE haben wir jederzeit einen aktuellen Überblick über versandte E-Mails und Rückmeldungen.
Für die Akkreditierung am Veranstaltungstag bietet MATE eine spezielle iPad-App an, ebenfalls im anpassbaren Design. Das erspart lästige Papierlisten am Eingang, indem Gäste schnell und einfach in der digitalen Übersicht gesucht werden können. Der Scan individueller QR-Codes, die mit dem Ticket verschickt werden können, macht den Check-In sogar noch komfortabler und zugleich sicherer. Die automatische Online-Synchronisation hält alle Daten über mehrere Geräte hinweg stets auf dem aktuellen Stand.
Effizientes Feature: Namensschilder vor Ort drucken
Wer regelmäßig Veranstaltungen organisiert oder auch nur besucht, kennt das Prozedere am Einlass: Wenn man erstmal im Papierstapel der Gästelisten gefunden wurde, geht die Suche beim Namensschild von vorn los. Auch dafür hat MATE eine clevere Lösung: Der Anbieter kann kabellose Badge-Drucker zur Verfügung stellen, die Namensschilder vor Ort drucken. Das spart nicht nur Zeit am Einlass und in der Vorbereitung, sondern auch den Print für Gäste, die nicht erscheinen.
Machen Sie sich selbst ein Bild von MATE!
Nun haben wir bereits einen guten Überblick, wer sich für unsere dritte Veranstaltung „C³EIMZEIT – Sprießende Ideen für Ihre Veranstaltungen“ angemeldet hat. Den Check-In-Prozess unter realen Bedingungen aber können wir erst vor Ort testen. Wenn auch Sie neugierig sind, wie sich MATE schlägt, dann machen Sie sich am 14. September im Wasserschloss Klaffenbach selbst ein Bild. Die Gelegenheit ist günstig: Nicht nur wir, sondern auch andere Teilnehmer werden Erfahrungen mit dem Gästemanagement, Netzwerken und vielen anderen Themen des Eventmanagements austauschen.
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