Hybride Events: Interaktive Veranstaltungen durchführen und gestalten

Hybride Events: Interaktive Veranstaltungen durchführen und gestalten

Neues gesellschaftliches Denken, wie etwa während der Corona-Pandemie, erfordern auch ein Umdenken in Sachen Veranstaltungsformate. Die Einschränkung sozialer Kontakte, aber auch knappe Budgets oder aktiver Umweltschutz machen deshalb alternative Veranstaltungsformate, wie hybride Events, gefragter denn je. Mit einem hybriden Event wird ein neues, innovatives Veranstaltungsformat geschaffen. So ist es möglich, Tagungen, Kongresse oder Seminare mit hoher Qualität und hohem Wissensaustausch durchzuführen, die nicht allein abhängig von physisch anwesenden Menschen sind oder sogar rein virtuell stattfinden. Wie solch ein hybrides Event funktioniert und welche Vor- und Nachteile sich ergeben, erläutern wir im folgenden Beitrag.

Was sind hybride Events?

Mit einem hybriden Event entsteht ein neues Veranstaltungsformat. Konventionelle Elemente, Inhalte, Formen oder ganze Formate von Veranstaltungen werden mit moderner Technik, digitalen Lösungen und Vernetzung kombiniert. So können Sie Ihren Teilnehmern und Besuchern eine ganz neue Veranstaltungswelt mit einem enormen Mehrwert für Sie und Ihre Gäste eröffnen. Zum Beispiel kann ein hybrides Event in einem Tagungsraum eines Kongresscenters physisch stattfinden. Nicht alle Teilnehmer müssen jedoch physisch vor Ort sein, sondern können das Geschehen via Tablet, Smartphone, Notebook oder PC online verfolgen, Interaktion live in Echtzeit mit weiteren Teilnehmern und Referenten inklusive. Um solch eine hybride Veranstaltung zu streamen, gibt es verschiedene Anbieter flexibler Event-Konferenzlösungen.

Wie funktioniert ein hybrides Event?

Das Wichtigste bei einem hybriden Event ist die Interaktion. Wenn Sie hybride Events planen, müssen Sie dem Publikum und den Live-Teilnehmern die Möglichkeit bieten, miteinander und mit den Referenten zu kommunizieren, zu interagieren. Das heißt, sich die Technologie so zu Nutze machen, dass ein virtuelles Veranstaltungserlebnis zum Leben erweckt wird. Ihre Gäste können Fragen stellen, die dann beantwortet werden, sie können mit dem Referenten oder anderen Teilnehmern in Kontakt treten. Ein hybrides Event funktioniert als digitale Kommunikations- und Diskussionsplattform während einer real stattfindenden Veranstaltung.

Dazu ein Beispiel einer hybriden Veranstaltung aus der Gesundheitspolitik mit rund 1.000 Teilnehmern: Die CLINAM, die European Foundation for Clinical Nanomedicine, führte eine hybride Veranstaltung mit 25 Leuten vor Ort und mit Organisationen aus 18 Ländern per Online-Zuschaltung durch. Sämtliche Referate wurden online gestreamt und die Online-Teilnehmer agierten interaktiv.

Damit ein hybrides Event bestens strukturiert ist und die Teilnehmer der Veranstaltung auch bis zum Ende folgen, ist gutes Veranstaltungsmanagement notwendig. Planung und Durchführung des hybriden Events müssen genauestens durchdacht und abgestimmt werden. Während die Teilnehmer selbst einen schnellen Internetzugang und eine geeignete „Veranstaltungsatmosphäre“ im Büro oder zu Hause schaffen müssen, ist die Liste für den Veranstalter viel länger. 

Deshalb ist hier eine Checkliste für die wichtigsten Fakten:

Die Vor- und Nachteile von hybriden Events

Hybride Events sind sehr beliebt und werden immer beliebter. Die gesellschaftliche Akzeptanz dafür hat sich durch das Zeitgeschehen und verbesserte Technologien enorm gesteigert. Diese Veranstaltungen eigen sich hervorragend, wenn Sie eine hohe Reichweite erzielen wollen. An einem hybriden Event kann praktisch von überall auf der Welt online teilgenommen und interagiert werden. Kongresse, Seminare, Tagungen und Workshops erhalten einen ganz neuen, digitalen Charakter. Sie treffen den Nerv der Zeit, uneingeschränkt Veranstaltungen durchzuführen.

Doch haben hybride Events nur gute Seiten? Welche positiven Fakten sollten Sie beim Marketing für Ihr Event einfließen lassen? Hier finden Sie eine Übersicht über das Für und Wider einer solchen Veranstaltung.

Kosten

Weniger Reise- und Hotelkosten für Teilnehmer, geringere Kosten für Ausstellungsflächen und Raummieten, Kongresshallen

Umwelt

Verringern der Umweltbelastung durch „Green IT“, gute CO2-Bilanz, da weniger Verkehrsmittel benötigt werden

Reichweite

Reichweite sehr hoch, Teilnehmerzahl weltweit steigerbar

Raum und Wege

Es müssen keine physischen Wegstrecken überbrückt werden, um Teilnehmer und Referenten zu treffen, es kann selektiv vorgegangen werden, und nur Teile des Events besucht werden, z.B. nur ein bestimmter Vortrag, der interessant ist

Zeit

Besonders positiv für Teilnehmer, die sonst wegen der zeitintensiven An- und Abreise nicht teilnehmen können

Kontaktquote

Man kommt schneller und einfacher in Kontakt, positiv für Menschen mit Kontaktschwierigkeiten

Kontaktqualität

Keine Face to Face Kommunikation zwischen den Teilnehmern, fehlende Mimik und Gestik erschweren Kommunikation und Diskussion und fördern Missverständnisse

Gesundheit und Fitness

Im Home-Office oder Büro keine frische Luft und keine ausreichende Bewegung, lange Zeit am PC kann Kopfschmerzen und Rückenschäden verursachen

Wie wird das hybride Event zum Erfolg? 

Damit Ihr hybrides Event zum Erfolg für Sie und die Teilnehmer wird, gibt es einiges zu beachten. Verfolgen Sie auf jeden Fall eine Strategie, die Ihre Teilnehmer überrascht. Seien Sie dabei besonders kreativ und mutig, aber keinesfalls langweilig. Vor allem achten Sie darauf, dass Ihre Teilnehmer mit Interaktionen, wie Live-Abstimmungen oder Feedbackmöglichkeiten, immer im Mittelpunkt stehen und Sie Ihr Event zielgruppengerecht aufbauen. Die Möglichkeiten dafür in der digitalen Welt sind beinahe grenzenlos. Nutzen Sie außerdem die Macht von Social Media. Denn Social Media können Sie in jeder Projektstufe einsetzen.

Vorbereitung

  • Abfrage zu Wünschen und Inhalten
  • Für den Veranstaltungsort Cityguides App nutzen
  • Spiele einbinden

Durchführung

  • Abstimmungen mit Auswertung in Echtzeit
  • Digitales Gästebuch
  • QR-Codes für zusätzliche Informationen

Nachbereitung

  • Nutzen von Feedback-Tools
  • Bereitstellung von Videos

Auch, wenn ein hybrides Event, wie ein hybrider Kongress oder ein hybrider Workshop, den Zuschauern und Teilnehmern die Möglichkeit bietet, nur digital teilzunehmen, sollte sich die Kommunikation und Interaktion echt „anfühlen“. Machen Sie Ihre Zielgruppe mit dem hybriden Event auf sich aufmerksam und begeistern Sie sie dafür. Schaffen Sie also ein emotionales Event, das Ideen weckt und Interessen sowie Wünsche berücksichtigt. Das Potenzial der Veranstaltung wird nur entfaltet, wenn Ihre Marketingstrategie alle Medien einbezieht und die nachfolgenden Komponenten berücksichtigt:

  • Stellen Sie Exklusivität und Einzigartigkeit des Events heraus
  • Bauen Sie persönliche Beziehungen auf, aktivieren Sie die Teilnehmer.
  • Schaffen Sie simple Möglichkeiten zur Interaktion und zur Einbindung der Teilnehmer.
  • Erzeugen Sie vielfältige Eindrücke und Wahrnehmung.
  • Arbeiten Sie mit Symbolik, Botschaften und Effekten.
  • Bieten Sie mit Ihrem Event einen Mehrwert.
  • Vermitteln Sie Individualität.

Ein gelungenes Praxisbeispiel: Die Verleihung der Hans-Carl-von-Carlowitz-Nachhaltigkeitspreise

Hans Carl von Carlowitz gilt als der Begründer des forstwirtschaftlichen Nachhaltigkeitsbegriffs. Ihm zu Ehren fand am 6. November zum 9. Mal die Verleihung der Hans-Carl-von-Carlowitz-Nachhaltigkeitspreise durch die Sächsische Hans Carl von Carlowitz Gesellschaft e.V. – das erste Mal in unserem neuen Carlowitz Congresscenter. Die ursprünglich im Rahmen einer offiziellen Eröffnungsveranstaltung des Carlowitz Congresscenters geplante Verleihung musste coronabedingt in Form eines virtuellen Kongresses online stattfinden. Der Abend war gefüllt mit spannenden Redebeiträgen der hochkarätigen Preisträger und Laudatoren: Nina Eichinger für Dr. Jane Goodall, Dr. Günther Bachmann für Edo Ronchi, Fritz Habekuß für Peter Maffay und Manfred Weber für Dr. Ursula von der Leyen, sowie Grußworten von Dr. Werner Schnappauf und Luisa Neubauer. Über 240 Zuschauer verfolgten gebannt die Preisverleihung im Livestream – was ganz im nachhaltigen Sinne von Hans Carl von Carlowitz gewesen wäre.

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Kann man Events auch rein virtuell gestalten?

Wenn Sie eine Veranstaltung, wie ein Seminar oder eine Tagung durchführen möchten oder müssen, ohne dass es einen physischen Raum mit Vor-Ort-Präsenz gibt, sind auch virtuelle Konferenzen oder virtuelle Events eine Alternative. Gerade bei strikten Kontakt- und Reisebeschränkungen, wie etwa bei der Corona Pandemie, werden so dennoch große Menschenmengen miteinander in einem Event vereint und vernetzt. Ein Beispiel für das virtuelle Gelingen ist die Durchführung des 66. Frühjahrskongress der Gesellschaft für Arbeitswissenschaft (GfA). Dafür stellte das Deutsche Forschungsnetz (DFN) eine Plattform zur Verfügung. Wie das neue Veranstaltungsformat verwirklicht wurde, lesen Sie hier.

Fazit: Beim hybriden Event nutzen Sie eine enorme Reichweite, um Menschen in der ganzen  Welt, über große Distanzen hinweg miteinander zu vernetzen und in einer Veranstaltung zu vereinen. Durch die Live-Interaktion nehmen alle Personen direkten Einfluss auf das Event und können gegenseitig Wissen austauschen. Es gibt für das hybride Event keine Vorschriften für den Veranstaltungsort und die Teilnehmerzahl, ist jedoch in der Regel auf einen Tag begrenzt. Sicher ist der digitaltechnische Aufwand hoch und die Planung beim ersten Mal sehr aufwendig. Aber es wie immer und überall – Übung macht den Meister. Und hybride Events werden in Zukunft ein ganz normales Veranstaltungsformat sein: grenzenlos und verbindend.

Übrigens geht es auch in Chemnitz virtuell zu. Viele kleinere Clubs und Diskotheken filmen Live-Auftritte von Künstlern oder DJs, die man in Echtzeit Zuhause verfolgen oder später via Internet streamen kann. Der Chemnitzer Club Atomino hat zum Beispiel dafür die Plattform Atomino TV geschaffen, um Gäste auch virtuell im Nachtleben zu empfangen.

Möchten auch Sie mit neuen Veranstaltungsformaten Ihre Gäste auf ganz neue Weise begrüßen? Gern unterstützen wir Sie dabei, mit wenn Sie ein hybrides Event veranstalten und Menschen miteinander verbinden möchten. Wir verfügen über das Know-how und die Ausstattung mit Ihnen gemeinsam ein hybrides Event zu realisieren. Lassen Sie sich von unseren Veranstaltungsexperten beraten.

Von |2020-11-24T09:55:51+01:006. Mai 2020|Allgemein, Event|0 Kommentare

Über den Autor:

Julia Fischer
Julia ist bei der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH für den Vertrieb der Tagungen, Kongresse & Firmenveranstaltungen verantwortlich.
E-Mail: j.fischer@c3-chemnitz.de | Telefon: +49 (0)371 4508-640

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