Mit psychologischer Finesse zur optimalen Einladung

Mit psychologischer Finesse zur optimalen Einladung

Wenn potentielle Gäste Ihre Einladung erhalten, fällt binnen weniger Sekunden eine Entscheidung: Ist Ihre Veranstaltung es wert, sich genauer mit ihr zu beschäftigen? Um in diesem wichtigen Moment zu überzeugen, können Sie sich Erkenntnisse der Psychologie zunutze machen.

In zwei früheren Beiträgen haben wir Ihnen bereits gezeigt,

Doch selbst wenn Sie den Empfänger soweit haben, dass er Ihre Einladung geöffnet hat, ist noch nicht garantiert, dass er sie auch aufmerksam liest. Unternehmen aber auch Privatpersonen erhalten heutzutage täglich zahlreiche Postsendungen und E-Mails. Um mit dieser Reizüberflutung umzugehen, hat das menschliche Gehirn gelernt, die Relevanz von Informationen innerhalb von wenigen Sekunden zu beurteilen, um nur wichtige Nachrichten genauer zu lesen.

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Wie wir Einladungen lesen

Studien zum Leseverhalten haben gezeigt, dass im Durchschnitt in nur zwei Sekunden zehn Punkte eines Anschreibens überflogen werden. Diese Zeit ist die erste und vielleicht einzige Chance, um den Empfänger zum Weiterlesen zu motivieren. Dafür ist es hilfreich, den typischen Blickverlauf zu kennen, der entfernt an die Form eines „S“ erinnert.

  1. Briefkopf mit Logo
    Ein bekanntes Logo vermittelt Vertrauen. Platzieren Sie es rechts, damit der Brief beim Blättern in einer Ablage nicht übersehen wird.
  2. Name und Anschrift
    Das Adressfeld sollte selbstredend korrekt sein und in Unternehmen einen konkreten Ansprechpartner enthalten.
  3. Betreff
    Ein aussagekräftiger Betreff sagt dem Leser nicht nur, worum es geht, sondern verspricht ihm bestenfalls einen konkreten Nutzen.
  4. Anrede
    Hier gilt wie schon in der Anschrift: Je persönlicher, desto besser. Ein allgemeines „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie möglichst vermeiden.
  5. – 7. Text
    Auch den eigentlichen Text überfliegt der Leser beim ersten Durchlauf flüchtig und fixiert im Durchschnitt drei Punkte. Heben Sie Schlüsselwörter durch Fettdruck oder Zentrieren hervor, um den Fokus auf konkrete Vorteile zu lenken.
  6. Unterschrift
    Eine händische Unterschrift zeugt von Wertschätzung.
  7. PS-Zeile
    Das PS ist ein oft verschenkter, weil nicht genutzter Fixpunkt. Hier können Sie noch einmal einen Mehrwert für den Empfänger platzieren.
  8. Abschließend erfolgt ein Aufwärtsschwenk zum Textanfang.

Infografik Blickverlauf Anschreiben Einladung

Während dieses zwei Sekunden dauernden Blickverlaufes werden allenfalls einige Wörter registriert. Stellen Sie sicher, dass der Leser dabei nicht über gravierende Fehler stolpert, insbesondere in Name und Anrede. Der so genannte Halo-Effekt könnte bewirken, dass von solchen Patzern auf eine allgemeine Achtlosigkeit des Absenders geschlussfolgert wird.

Wie du mir, so ich dir – Beeinflussung mit Geschenken

Eine weitere Möglichkeit, die Zusagequote auf Einladungen zu steigern, bietet die sogenannte „Reziprozitätsnorm“. Dieses sozialpsychologische Prinzip besagt, dass der Empfänger einer Gefälligkeit sich verpflichtet fühlt, diese zu erwidern. Häufig fällt die Gegenleistung sogar größer aus, selbst wenn die Gefälligkeit gar nicht erwünscht war. Dieses Prinzip machen sich zum Beispiel Vereine und Unternehmen zu Nutze, wenn sie Werbegeschenke oder Gratisproben verteilen, wodurch die anschließende Spende- bzw. Kaufbereitschaft steigt.

Im Falle einer Einladung können Sie von diesem Grundsatz Gebrauch machen, indem Sie zum Beispiel einen kleinen Gutschein beilegen. Diesen kann der Gast auf der Veranstaltung einlösen, um etwa ein Begrüßungsgetränk zu erhalten, eine Fotobox zu nutzen oder sich einen besonderen Rabatt zu sichern. Noch greifbarer wird es mit einem kleinen Präsent, das vielleicht sogar unmittelbar mit dem Event zu tun hat. Legen Sie zum Beispiel einen kleinen Stift bei, mit dem sich der Gast den Termin notieren soll; Spielkarten, mit denen er an einer Zaubershow vor Ort teilnehmen kann; oder – denkbar für unsere C³EIMZEIT – Pflanzensamen, die im Verlauf der Veranstaltung gemeinsam eingesetzt werden sollen.

Der direkte Kontakt: Telefonische Einladungen

Eine schriftliche Einladung auszuschlagen, indem man sie gar nicht beantwortet, ist leicht. Bei einer direkten Frage dagegen gebietet der höfliche Umgang zumindest eine Antwort, im Falle einer Ablehnung womöglich sogar Begründung. Für besonders wichtige Gäste ist es deshalb nicht unüblich, sie telefonisch einzuladen. Auch wenn Sie wahrscheinlich in wenigen Fällen eine unmittelbare Zusage erhalten, schaffen Sie damit sofort eine persönliche Verbindung. Zudem bietet ein Gespräch die Möglichkeit, personalisiert Vorteile hervorzuheben und Rückfragen zu beantworten. Senden Sie aber nach dem Telefonat in jedem Fall noch schriftliche Informationen hinterher, damit der Empfänger die wichtigsten Daten noch einmal vor Augen hat.

Von |2018-10-30T12:55:15+00:0030. Mai 2018|Einladungen|0 Kommentare

Über den Autor:

Julia Fischer
Julia ist bei der C³ Chemnitzer Veranstaltungszentren GmbH für den Vertrieb der Tagungen, Kongresse & Firmenveranstaltungen verantwortlich.
E-Mail: j.fischer@c3-chemnitz.de | Telefon: +49 (0)371 4508-640

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