So führt das Rahmenprogramm Ihre Veranstaltung zum Erfolg

Die Vermittlung von Informationen und Erörterung von Fachthemen sind ein zentrales Anliegen vieler Veranstaltungen. Um zwischen all der Theorie etwas Abwechslung und Unterhaltung zu platzieren, bietet es sich an, Tagungen oder Kongresse mit einem Rahmenprogramm aufzulockern. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorteile Rahmenprogramme bieten, stellen verschiedene Beispiele vor und zeigen, worauf Sie bei der Planung achten sollten.

Das Rahmenprogramm ist nicht nur ein „nice to have“ – es kann der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung sein.

5 gute Gründe für ein Rahmenprogramm

Es gibt viele gute Gründe dafür, ein Rahmenprogramm für ein Event zu organisieren. Zwei haben wir bereits in der Einleitung angedeutet. Erstens dient es dazu, eher theoretische und informationsbasierte Veranstaltungen aufzulockern. Die Abwechslung sorgt insbesondere nach langen Vorträgen oder Workshops für neue Energie. Zweitens kennen Sie schon aus unseren Beiträgen zur Eventdramaturgie und zu Geschenken: Vergnügen trägt zur positiven Verankerung der Veranstaltung im Gedächtnis der Gäste bei. Und drittens zeigen Sie den Teilnehmern mit einem Highlight oder besonderen Tagesabschluss, dass Sie ihn wertschätzen und sich Gedanken um sein perfektes Erlebnis gemacht haben.

Zwei weitere Argumente hängen von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Wenn Sie nicht ohnehin ein modernes, kommunikatives Veranstaltungsformat nutzen, kann das Rahmenprogramm die willkommene Möglichkeit zum Networking bieten. Hier haben die Gäste nach der Tagung die Gelegenheit, miteinander ins Gespräch zu kommen. Fünftens schließlich können Ergänzungen des Hauptprogramms mitunter erst der Anreiz sein, eine Veranstaltung überhaupt zu besuchen. Insbesondere bei Promotion-Events könnte der Gast den werblichen Teil „über sich ergehen lassen“, um auch am Rahmenprogramm teilzuhaben.

Von Kultur bis Action – Beispiele für Rahmenprogramme

Was also könnten Sie mit Ihren Gästen unternehmen? Der Klassiker wäre ein Rundgang durch die Tagungslocation, eine Sehenswürdigkeit oder eine Stadtführung. Je nach Motto können besondere Themenführungen, wie wir sie im Wasserschloss Klaffenbach oder im Stadion Chemnitz anbieten, auch die Dramaturgie Ihres Events aufgreifen. Noch mehr Kulturprogramm versprechen beispielsweise Musik-Acts, ein Kabarett oder Artisten. Bedenken Sie dabei aber, ob Sie Ihren Gästen eine weitere Frontaldarbietung – womöglich sogar wieder im Sitzen – „zumuten“ möchten. Alternativ bieten viele Locations auch Aktivprogramme. Von Kreativkursen über Wanderungen und Geocaching bis hin zu Schnuppergolfen, Bogenschießen oder einer Segwaytour sind der Fantasie dabei kaum Grenzen gesetzt.

Ob musikalische Darbietungen, sportliche oder kreative Aktivitäten – ein Rahmenprogramm kann Ihre Veranstaltung vielseitig bereichern.

Checkliste: Dos und Don’ts fürs Rahmenprogramm

„Kaum“? Richtig gelesen: Natürlich gilt es bei der Planung und Gestaltung des Rahmenprogramms einiges zu bedenken. Folgende Fragen sollten Sie bei Ihrer Organisation nicht außer Acht lassen:

• Erfordert die Anzahl der Teilnehmer eine Einteilung in Gruppen oder alternative Angebote?
• Sollten Sie der Altersstruktur der Teilnehmer vielleicht mit mehreren verschiedenen Programmen gerecht werden?
• Sind ggf. verschiedene Programme vergleichbar attraktiv, damit sich die Anmeldungen gleichmäßig verteilen und keine Unzufriedenheit aufkommt?
• Sind ggf. verschiedene Programme zeitlich aufeinander abgestimmt, damit keine „Leerläufe“ entstehen?
• Ist ein Shuttle-Service oder Bustransfer möglich bzw. notwendig?
• Muss der Gast für das Rahmenprogramm etwas bezahlen? (aus unserer Sicht nicht zu empfehlen)
• Sind Vorbereitungen der Teilnehmer notwendig, zum Beispiel bei der Wahl der Kleidung?
• Und infolge dessen: Sollte das Rahmenprogramm schon vorher kommuniziert werden oder darf es eine Überraschung sein?

Je nach Umfang des Programms kann die Planung ziemlich aufwändig werden und organisatorisches Geschick erfordern. Nutzen Sie daher die Möglichkeit, auf Erfahrungswerte der Veranstalter vor Ort zurückzugreifen. In unseren Locations in Chemnitz stehen Ihnen stets hilfsbereite Ansprechpartner zur Verfügung.